Prothomalo:

ই–মেইল লেখার সময় যা মাথায় রাখবেন

Published: 20th, April 2025 GMT

এমন কি কখনো হয়েছে, স্রেফ একটা ‘ই–মেইল’ লেখার আলস্যে দারুণ একটা সুযোগ হারিয়েছেন? যদি না হয়ে থাকে, তাহলে আপনি ভাগ্যবান। কারও কারও কাছে ই–মেইল লেখার কাজটাও এত কঠিন যে মনোবিজ্ঞানে ‘ই–মেইল অ্যাংজাইটি’ নামেও একটা নতুন কথার চল শুরু হয়েছে। কী লিখব, কীভাবে লিখব, ভাষাটা কেমন হবে...লেখার আগেই এমন নানা দুশ্চিন্তায় ভোগেন অনেকে।

অবশ্য এই দুশ্চিন্তা একেবারে অমূলকও নয়। একটা ভালো ই–মেইল লিখেই আপনি হয়তো কোনো ভিনদেশি বিশ্ববিদ্যালয়ের অধ্যাপকের মন গলিয়ে ফেলতে পারেন, তাঁর সঙ্গে গবেষণার সুযোগ পেতে পারেন। আবার উল্টোটাও হতে পারে। আপনার হয়তো যোগ্যতা আছে। কিন্তু ই–মেইলে নিজেকে ভালোভাবে উপস্থাপন করতে পারছেন না বলে কাজের সুযোগও হাতছাড়া হয়ে যাচ্ছে। তাই পেশাদার ই–মেইল লেখার চর্চা করতে হবে আগে থেকেই।

এই নিয়েই ঢাকা বিশ্ববিদ্যালয়ের ব্যবসায় প্রশাসন ইনস্টিটিউটের (আইবিএ) অধ্যাপক খালেদ মাহমুদের সঙ্গে কথা হচ্ছিল। তিনি বলেন, ‘ই–মেইল একটি পেশাদার যোগাযোগের মাধ্যম। সঠিকভাবে ই–মেইল লেখার দক্ষতা আপনাকে শুধু শিক্ষাজীবনে নয়, ভবিষ্যতের পেশাগত জীবনেও এগিয়ে রাখবে। ই–মেইলে আপনার ব্যক্তিত্ব, পেশাদারত্ব ও যোগাযোগ দক্ষতা প্রকাশ করুন। ভুল বানান, অসংলগ্ন ভাষা বা অপ্রাসঙ্গিক কথা একটি নেতিবাচক ধারণা তৈরি করতে পারে।’ আরও কিছু পরামর্শ দিয়েছেন খালেদ মাহমুদ। চলুন জেনে নেওয়া যাক।

যেভাবে লিখবেন পেশাদার ই–মেইল

সঠিক সাবজেক্ট লাইন দিন: ই–মেইলের বিষয়বস্তু বোঝাতে সাবজেক্ট লাইনে সংক্ষেপে মূল কথা লিখুন। যেমন, Request for Recommendation Letter বা Query Regarding Internship।

উপযুক্ত সম্বোধন ব্যবহার করুন: যদি আপনি শিক্ষককে ই–মেইল করেন, তাহলে শুরুতে ‘Dear Professor’ বা ‘Respected Sir/Madam’ ব্যবহার করুন। নাম জানা থাকলে নাম লিখুন। যেমন: Dear Dr.

Rahman। শুধু ‘হাই’, ‘হ্যালো’ লিখবেন না।

নিজের পরিচয় দিন: প্রথমেই সংক্ষেপে আপনার পরিচয় দিন—নাম, বিভাগ, ব্যাচ বা রোল নম্বর উল্লেখ করুন। এতে ই–মেইলের প্রাপক আপনাকে সহজে চিনতে পারবেন।

তিন অনুচ্ছেদে ই–মেইল লিখুন: তিন অনুচ্ছেদের মধ্যে, ২০০-২৫০ শব্দে গুছিয়ে ই–মেইল লিখতে চেষ্টা করুন। প্রাপকের কাছে কী চাচ্ছেন, কী প্রয়োজন, কী তথ্য জানতে আগ্রহী, স্পষ্ট করে লিখুন। প্রয়োজনে বুলেট পয়েন্ট আকারে লিখুন। অপ্রয়োজনীয় তথ্য এড়িয়ে চলুন।

ভদ্রতা বজায় রাখুন: শেষে ধন্যবাদ জ্ঞাপন করুন। Thank you for your time and consideration বা I appreciate your support—এসব বাক্য লিখতে পারেন।

সঠিকভাবে ই–মেইল লেখা শেষ করুন: ই–মেইল লেখা শেষে Sincerely, Best regards, ইত্যাদি লিখে নিজের নাম দিন। প্রয়োজনে এই জায়গায় হোয়াটসঅ্যাপ নম্বরও রাখতে পারেন।

প্রয়োজনে এআই-এর সাহায্য নিন: কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তানির্ভর বিভিন্ন সফটওয়্যার বা ওয়েবসাইটের কল্যাণে গুছিয়ে ই–মেইল লেখা এখন অনেকটাই সহজ হয়ে গেছে। চ্যাটজিপিটির মতো প্ল্যাটফর্মকে সঠিকভাবে নির্দেশনা দিতে পারলে আপনার বক্তব্যটা গুছিয়ে লিখিয়ে নিতে পারবেন। এখন জিমেইলেও এআই-সহায়তা নিয়ে ই–মেইল লেখা যায়। চাইলে এই সহায়তা কাজে লাগাতে পারেন।

আরও পড়ুনজীবন সহজ করবে গুগল ক্রোমের এই ৫ এক্সটেনশন০৯ মার্চ ২০২৫যা এড়িয়ে চলবেন

কোনো ইংরেজি শব্দের সংক্ষিপ্ত রূপ বা চ্যাটিংয়ের ভাষা (যেমন: u, plz, tnx) এড়িয়ে চলুন। ইমোজি বা অপ্রাসঙ্গিক ছবি ই–মেইলে যুক্ত করবেন না। সঠিক বানানে ই–মেইল লিখুন। সাধারণ ব্যাকরণ ভুল করা যাবে না। ব্যক্তিগত তথ্য বা আবেগপ্রবণ ভাষা এড়িয়ে চলুন।

ই–মেইলের বডিতে কিছু না লিখে অ্যাটাচমেন্ট পাঠিয়ে দেবেন না। এটিও এক ধরনের অসৌজন্যমূলক আচরণ।

আরও পড়ুনযে ৫ কারণে শুরুতেই বাদ পড়তে পারে আপনার সিভি২৪ সেপ্টেম্বর ২০২৩

উৎস: Prothomalo

কীওয়ার্ড: আপন র

এছাড়াও পড়ুন:

জামালপুর শহরে নদ ভরাট করে বিএনপি নেতার রাস্তা নির্মাণ

জামালপুর শহরের চালাপাড়া এলাকায় ব্রহ্মপুত্র নদের একটি শাখা ভরাট করে আড়াআড়িভাবে রাস্তা নির্মাণের অভিযোগ উঠেছে স্থানীয় বিএনপির এক নেতার বিরুদ্ধে। স্থানীয় বাসিন্দাদের অভিযোগ, মূল নদ থেকে বালু তুলে বিক্রি সহজ করতে এবং চরের বিভিন্ন জায়গায় স্থাপনা নির্মাণ করতেই এ রাস্তা তৈরি করা হচ্ছে। নির্মাণাধীন এই পথে বালুবাহী যানবাহন চলাচল করবে।

বিএনপির ওই নেতার নাম মিজানুর রহমান। তিনি জামালপুর জেলা যুবদলের সাবেক সাধারণ সম্পাদক ও জেলা ট্রাক মালিক সমিতির সাধারণ সম্পাদক। এই রাস্তা নির্মাণ কমিটির সভাপতিও মিজানুর।

বিভিন্ন সূত্রে জানা গেছে, শহরের পাথালিয়া থেকে পুরোনো ফেরিঘাট এলাকা পর্যন্ত প্রায় সাড়ে পাঁচ কিলোমিটার ব্রহ্মপুত্র নদের এ শাখা মূল নদের সঙ্গে যুক্ত হয়েছে। এই শাখা নদ একদম জামালপুর শহরঘেঁষা। বিভিন্ন সময় বর্ষা মৌসুমে নদে ব্যাপক ভাঙন দেখা দিত। ফলে ২০১৩ সালে ভাঙন রোধে ৫১ কোটি টাকা ব্যয়ে এ শাখা নদের ডান তীরে জামালপুর শহর রক্ষা বাঁধ নির্মাণ করে পানি উন্নয়ন বোর্ড (পাউবো)। পরে ২০২০ সালে ১২ কোটি টাকা ব্যয়ে শহরের যানজট কমাতে এ শাখা নদের তীর ঘেঁষে পুরোনো ফেরিঘাট থেকে ফৌজদারি মোড় পর্যন্ত পৌনে চার কিলোমিটার সড়ক নির্মাণ করা হয়। এই সড়কের চালাপাকা অংশে পাউবোর বাঁধের ওপর দিয়ে বালু ফেলে এ রাস্তা নির্মাণ করা হচ্ছে।

স্থানীয় কয়েকজন বাসিন্দা জানান, বিগত সরকারের আমলেও এই শাখা নদের বিভিন্ন স্থানে ভরাট করে দখল করা হয়েছে। এই শাখা নদের তমালতলা অংশেও ভরাট করে রাস্তা নির্মাণ করার চেষ্টা হচ্ছে। সেখানেও কিছু মাটি ফেলা হয়েছে। এসব প্রশাসনের নাকের ডগায় হলেও রহস্যজনক কারণে দুই জেলার সীমানা জটিলতার অজুহাতে স্থানীয় প্রশাসন নদটি রক্ষায় কোনো উদ্যোগ গ্রহণ করেনি।

জামালপুর শহর রক্ষা বাঁধ ও রেলিং ভেঙে ট্রাক দিয়ে মাটি ভরাট করছে প্রশাসনের নাকের ডগায়।জাহাঙ্গীর সেলিম, সভাপতি, জামালপুরের পরিবেশ রক্ষা আন্দোলন কমিটি

গত বুধবার সকালে সরেজমিনে দেখা যায়, এ শাখা নদের তীর ঘেঁষে পুরোনো ফেরিঘাট থেকে ফৌজদারি মোড় পর্যন্ত সড়কের চালাপাড়া অংশে শহর রক্ষা বাঁধের রেলিং ভেঙে বালু ফেলা হয়েছে। আর নদের দক্ষিণ পাশে শেরপুর জেলার চরপক্ষীমারী অংশে ড্রেজার মেশিনের পাইপ বসানো আছে। সেই পাইপ দিয়ে শাখা নদের মধ্যে বালু ফেলা হয়েছে। নদের মধ্যে বালু ফেলে কিছুটা ভরাটও করা আছে। ওই সড়কের ডান পাশ দিয়ে সুন্দর একটি ফুটওভার ছিল। সেটাও ভেঙে ফেলা হয়েছে। বিকেলবেলায় লোকজন এই ফুটওভার দিয়ে হাঁটাহাঁটি করে থাকেন।

বালু ভরাটের ছবি তোলার সময় ভরাট কাজের সঙ্গে সম্পৃক্ত কয়েকজন ছুটে আসেন। তাঁদের মধ্যে একজন রফিক মিয়া। তিনি বলেন, এই রাস্তা সবার জন্যই দরকার। চরের লোকজন যাতায়াত করতে পারেন না। রাস্তাটি কে নির্মাণ করছেন, এমন প্রশ্নে তিনি বলেন, বিএনপি নেতা মিজানুর রহমানসহ অনেকেই আছেন।

শহরের চালাপাড়া এলাকার বাসিন্দা এক নারী বলেন, ‘আমার বাড়ির একদম সামনেই বাঁধের রেলিং ভেঙে রাস্তাটি করা হচ্ছে। এই সড়কের নিচ দিয়ে আমার বাড়ির পানি যাওয়ার পাইপও আছে। তারা পাইপের মুখসহ ভরাট করে ফেলেছে। তাদের এভাবে রাস্তা নির্মাণে নিষেধ করা হয়েছিল। কিন্তু তারা কোনো কথাই শোনেনি। হঠাৎ এমন রাস্তা কেন?’

এ বিষয়ে মিজানুর রহমান প্রথম আলোর কাছে দাবি করেন, ‘জেলা প্রশাসন, পানি উন্নয়ন বোর্ডসহ সংশ্লিষ্ট সব দপ্তরের অনুমতি নিয়েই রাস্তাটি নির্মাণ করা হচ্ছে। সেখানে আমরা পানি নিষ্কাশনের জন্য একটি কালভার্ট নির্মাণ করা হবে, যাতে পানিনিষ্কাশনে কোনো সমস্যা না হয়।’

সেখানে রাস্তা নির্মাণ করা হলে জামালপুর শহরের অভ্যন্তরীণ জলাবদ্ধতার সৃষ্টির সম্ভাবনা রয়েছে। নকিবুজ্জামান খান, পাউবোর নির্বাহী প্রকৌশলী, জামালপুর

এই রাস্তা কি বালু বিক্রির জন্য করা হচ্ছে, এমন প্রশ্নে মিজানুর বলেন, ‘এই ধরনের কাজের সঙ্গে আমি কখনোই যুক্ত হইনি। সত্যিকার অর্থে সেখানে অনেক গরিব মানুষ থাকে, তাদের যাতাযাতের সুবিধার্থে এই রাস্তা।’ সেখানে যাঁরা থাকেন, তাঁরা তো শেরপুর জেলার বাসিন্দা। তাহলে এখানে আপনি কেন রাস্তা নির্মাণ করতে গেছেন, এমন প্রশ্নে কোনো সদুত্তর মিজানুর দিতে পারেননি।

জামালপুরের পরিবেশ রক্ষা আন্দোলন কমিটির সভাপতি জাহাঙ্গীর সেলিম বলেন, জামালপুর শহর রক্ষা বাঁধ ও রেলিং ভেঙে ট্রাক দিয়ে মাটি ভরাট করছে প্রশাসনের নাকের ডগায়। অথচ জামালপুর, শেরপুর জেলার সীমানা জটিলতা দেখিয়ে আইনি পদক্ষেপ নেওয়া হচ্ছে না।

জামালপুর পাউবোর নির্বাহী প্রকৌশলী নকিবুজ্জামান খান বলেন, ‘ওই স্থানে রাস্তা নির্মাণের খবর পেয়ে, সরেজমিনে দেখে এসেছি। সেখানে যাতে কোনোভাবেই রাস্তা নির্মাণ করা না হয়, সে জন্য জেলা প্রশাসনকে আমরা চিঠির মাধ্যমে জানিয়েছি। কারণ, জামালপুর শহরের সকল পানিনিষ্কাশন ব্যবস্থার একমাত্র ওই শাখা নদটি। ওই শাখা নদ দিয়ে সারা বছর পানিনিষ্কাশন হয়ে থাকে। সেখানে রাস্তা নির্মাণ করা হলে জামালপুর শহরের অভ্যন্তরীণ জলাবদ্ধতার সৃষ্টির সম্ভাবনা রয়েছে।’

 জামালপুর জেলা প্রশাসক মোহাম্মদ ইউসুপ আলী বলেন, ‘সম্প্রতি এ জেলায় আমি যোগদান করেছি। বিষয়টি আমার জানা ছিল না। তবে আপনার কাছে শোনার সঙ্গে সঙ্গে আমার ম্যাজিস্ট্রেটরা গিয়েছিল। ওই অংশের বেশির ভাগ শেরপুর জেলার মধ্যে পড়েছে। আর ড্রেজান মেশিনও শেরপুর অংশেই। এই কারণে আমি শেরপুরের জেলা প্রশাসককেও বিষয়টি জানিয়েছি। যেটুকু অংশ জামালপুরের, সেখানে কোনোভাবেই রাস্তা নির্মাণ করতে দেওয়া হবে না।’