ই–মেইল লেখার সময় যা মাথায় রাখবেন
Published: 20th, April 2025 GMT
এমন কি কখনো হয়েছে, স্রেফ একটা ‘ই–মেইল’ লেখার আলস্যে দারুণ একটা সুযোগ হারিয়েছেন? যদি না হয়ে থাকে, তাহলে আপনি ভাগ্যবান। কারও কারও কাছে ই–মেইল লেখার কাজটাও এত কঠিন যে মনোবিজ্ঞানে ‘ই–মেইল অ্যাংজাইটি’ নামেও একটা নতুন কথার চল শুরু হয়েছে। কী লিখব, কীভাবে লিখব, ভাষাটা কেমন হবে...লেখার আগেই এমন নানা দুশ্চিন্তায় ভোগেন অনেকে।
অবশ্য এই দুশ্চিন্তা একেবারে অমূলকও নয়। একটা ভালো ই–মেইল লিখেই আপনি হয়তো কোনো ভিনদেশি বিশ্ববিদ্যালয়ের অধ্যাপকের মন গলিয়ে ফেলতে পারেন, তাঁর সঙ্গে গবেষণার সুযোগ পেতে পারেন। আবার উল্টোটাও হতে পারে। আপনার হয়তো যোগ্যতা আছে। কিন্তু ই–মেইলে নিজেকে ভালোভাবে উপস্থাপন করতে পারছেন না বলে কাজের সুযোগও হাতছাড়া হয়ে যাচ্ছে। তাই পেশাদার ই–মেইল লেখার চর্চা করতে হবে আগে থেকেই।
এই নিয়েই ঢাকা বিশ্ববিদ্যালয়ের ব্যবসায় প্রশাসন ইনস্টিটিউটের (আইবিএ) অধ্যাপক খালেদ মাহমুদের সঙ্গে কথা হচ্ছিল। তিনি বলেন, ‘ই–মেইল একটি পেশাদার যোগাযোগের মাধ্যম। সঠিকভাবে ই–মেইল লেখার দক্ষতা আপনাকে শুধু শিক্ষাজীবনে নয়, ভবিষ্যতের পেশাগত জীবনেও এগিয়ে রাখবে। ই–মেইলে আপনার ব্যক্তিত্ব, পেশাদারত্ব ও যোগাযোগ দক্ষতা প্রকাশ করুন। ভুল বানান, অসংলগ্ন ভাষা বা অপ্রাসঙ্গিক কথা একটি নেতিবাচক ধারণা তৈরি করতে পারে।’ আরও কিছু পরামর্শ দিয়েছেন খালেদ মাহমুদ। চলুন জেনে নেওয়া যাক।
যেভাবে লিখবেন পেশাদার ই–মেইলসঠিক সাবজেক্ট লাইন দিন: ই–মেইলের বিষয়বস্তু বোঝাতে সাবজেক্ট লাইনে সংক্ষেপে মূল কথা লিখুন। যেমন, Request for Recommendation Letter বা Query Regarding Internship।
উপযুক্ত সম্বোধন ব্যবহার করুন: যদি আপনি শিক্ষককে ই–মেইল করেন, তাহলে শুরুতে ‘Dear Professor’ বা ‘Respected Sir/Madam’ ব্যবহার করুন। নাম জানা থাকলে নাম লিখুন। যেমন: Dear Dr.
নিজের পরিচয় দিন: প্রথমেই সংক্ষেপে আপনার পরিচয় দিন—নাম, বিভাগ, ব্যাচ বা রোল নম্বর উল্লেখ করুন। এতে ই–মেইলের প্রাপক আপনাকে সহজে চিনতে পারবেন।
তিন অনুচ্ছেদে ই–মেইল লিখুন: তিন অনুচ্ছেদের মধ্যে, ২০০-২৫০ শব্দে গুছিয়ে ই–মেইল লিখতে চেষ্টা করুন। প্রাপকের কাছে কী চাচ্ছেন, কী প্রয়োজন, কী তথ্য জানতে আগ্রহী, স্পষ্ট করে লিখুন। প্রয়োজনে বুলেট পয়েন্ট আকারে লিখুন। অপ্রয়োজনীয় তথ্য এড়িয়ে চলুন।
ভদ্রতা বজায় রাখুন: শেষে ধন্যবাদ জ্ঞাপন করুন। Thank you for your time and consideration বা I appreciate your support—এসব বাক্য লিখতে পারেন।
সঠিকভাবে ই–মেইল লেখা শেষ করুন: ই–মেইল লেখা শেষে Sincerely, Best regards, ইত্যাদি লিখে নিজের নাম দিন। প্রয়োজনে এই জায়গায় হোয়াটসঅ্যাপ নম্বরও রাখতে পারেন।
প্রয়োজনে এআই-এর সাহায্য নিন: কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তানির্ভর বিভিন্ন সফটওয়্যার বা ওয়েবসাইটের কল্যাণে গুছিয়ে ই–মেইল লেখা এখন অনেকটাই সহজ হয়ে গেছে। চ্যাটজিপিটির মতো প্ল্যাটফর্মকে সঠিকভাবে নির্দেশনা দিতে পারলে আপনার বক্তব্যটা গুছিয়ে লিখিয়ে নিতে পারবেন। এখন জিমেইলেও এআই-সহায়তা নিয়ে ই–মেইল লেখা যায়। চাইলে এই সহায়তা কাজে লাগাতে পারেন।
আরও পড়ুনজীবন সহজ করবে গুগল ক্রোমের এই ৫ এক্সটেনশন০৯ মার্চ ২০২৫যা এড়িয়ে চলবেনকোনো ইংরেজি শব্দের সংক্ষিপ্ত রূপ বা চ্যাটিংয়ের ভাষা (যেমন: u, plz, tnx) এড়িয়ে চলুন। ইমোজি বা অপ্রাসঙ্গিক ছবি ই–মেইলে যুক্ত করবেন না। সঠিক বানানে ই–মেইল লিখুন। সাধারণ ব্যাকরণ ভুল করা যাবে না। ব্যক্তিগত তথ্য বা আবেগপ্রবণ ভাষা এড়িয়ে চলুন।
ই–মেইলের বডিতে কিছু না লিখে অ্যাটাচমেন্ট পাঠিয়ে দেবেন না। এটিও এক ধরনের অসৌজন্যমূলক আচরণ।
আরও পড়ুনযে ৫ কারণে শুরুতেই বাদ পড়তে পারে আপনার সিভি২৪ সেপ্টেম্বর ২০২৩উৎস: Prothomalo
কীওয়ার্ড: আপন র
এছাড়াও পড়ুন:
জেনারেল নিয়াজি তিন দিন আগেও বলেছিলেন, আত্মসমর্পণের প্রশ্নই ওঠে না
পুলিৎজার পুরস্কারপ্রাপ্ত মার্কিন সাংবাদিক পিটার আর কান ১৯৭১ সালের ডিসেম্বরে ঢাকায় ছিলেন। ওই সময় প্রতিদিন যুক্তরাষ্ট্রে লেখা পাঠানোর সুযোগ না পেয়ে দিনপঞ্জি রাখতে শুরু করেন তিনি। কয়েক দিনের দিনপঞ্জি একসঙ্গে পাঠালে তা প্রকাশ করত ‘দ্য ওয়াল স্ট্রিট জার্নাল’। ১৯৭১ সালের ডিসেম্বরে ওয়াল স্ট্রিট জার্নাল তাঁর দিনপঞ্জি প্রকাশ করে। প্রথম আলোর পাঠকদের জন্য আজ তাঁর ১৩ ডিসেম্বরের দিনপঞ্জি তুলে ধরা হলো।
সকালে একটি পত্রিকায় বড় বড় শিরোনামে ঘোষণা করল, ‘শত্রুর অগ্রসর হওয়া থেমে গেছে’, কিন্তু পত্রিকার সবচেয়ে বড় নিবন্ধটি হলো, ‘দুর্ভিক্ষের ছোবলে আক্রান্ত আপার ভোল্টা’। সকালের খাবার খাওয়ার কক্ষ থেকে দেখা যায় যে হোটেলের কর্মীরা বিমানবিধ্বংসী অস্ত্রের পরিত্যক্ত অবশেষ তুলছে সুইমিংপুল থেকে। তার জন্য একটি দড়িতে চুম্বক বেঁধে সুইমিংপুলে নামানো হচ্ছিল।
কারফিউ উঠিয়ে নেওয়ার পরবর্তী ছয় ঘণ্টা সময়ে গাড়ি চালিয়ে শহরের কেন্দ্রে যাওয়া গেল। বেশির ভাগ বাঙালি শহর ছেড়ে চলে গেছে, কিন্তু অনেক বিহারিকে (সংখ্যালঘু অবাঙালি) রাস্তায় দেখা গেল এবং অবশ্যই ছিল রিকশাওয়ালা। আজ পাকিস্তানের পতাকা কিছুটা কম দেখলাম আমি। কূটনীতিক বললেন, ‘ঢাকায় প্রতিটি সেলাই মেশিন এখন বাংলাদেশের পতাকা নিয়ে কাজ করতে ব্যস্ত।’
পূর্বাঞ্চলের পাকিস্তান সেনাবাহিনীর কমান্ডার জেনারেল এ এ কে নিয়াজি হোটেল থেকে রাস্তার পাশে এসে দেখা দিলেন এবং সাক্ষাৎকার দিলেন সেখানেই।
‘যুদ্ধ কেমন চলছে?’
‘যেভাবে আমি পরিকল্পনা করেছি।’
‘আপনি কি শহর রক্ষা করতে পারবেন?’
‘শেষ পর্যন্ত।’
‘কিন্তু এর অর্থ কি এটি নয় যে তাতে ঢাকা ধ্বংস হয়ে যেতে পারে?’
‘এগুলো স্বাধীনতার মূল্য।’
‘যুদ্ধবিরতি বা আত্মসমর্পণ বিষয়ে ভাবনা কী?’
‘সেনাবাহিনী মরে যাবে। আত্মসমর্পণের প্রশ্নই ওঠে না। প্রত্যাবাসনের জন্য কেউ থাকবে না।’
যদি তাঁর সেনারাও একই আবেগ ধারণ করে, তবে বিস্ময়ের ব্যাপার হবে।
জেনারেল নিয়াজির চারপাশ ঘিরে ২৫ জনের মতো বিহারির একটি দল চিৎকার করছিল, ‘পাকিস্তান, জিন্দাবাদ, পাকিস্তান, জিন্দাবাদ,’ যার অর্থ হলো, ‘পাকিস্তান দীর্ঘজীবী হোক।’ কিছু লোক কাঁদছিল। কিছু ব্যক্তি আবার লাফাচ্ছিল এবং পাগলের মতো চিৎকার করছিল। রিকশা যাচ্ছিল পাশ দিয়ে এবং বিহারি যাত্রীরা রিকশায় বসে যুদ্ধের বুনো নাচ নাচছিল, তখন মাথা নিচু করে রিকশার প্যাডেলে পা চালাচ্ছিল বাঙালি রিকশাচালক। বিহারিরা যেন নরকের উগ্র আচরণ করার জন্যই ঘরের বাইরে বেরিয়েছিল।
আরও পড়ুনপাকিস্তানি বাহিনীর ধ্বংসযজ্ঞ চলছেই, আগুন দেখা যাচ্ছে হোটেল থেকে১২ ডিসেম্বর ২০২৫রেডক্রসের কর্মকর্তাদের পরিচালনায় ‘দ্য প্রেস কোর’ বর্তমানে হোটেলের নিরাপত্তা বিধানের সব দায়িত্ব কাঁধে তুলে নিয়েছে, হোটেলটিকে এখন নিরপেক্ষ এলাকা হিসেবে ঘোষণা করা হয়েছে। তাই দুপুরের পরপরই সেখানকার সব কক্ষে অস্ত্র খোঁজার অভিযান চলে, যার মূল উদ্দেশ্য হলো অস্ত্র জব্দ করা এবং সুনির্দিষ্টভাবে জানা যে হোটেলে কারা কোন কক্ষে আছে এবং তাদের পরিচয় কী।
আরও পড়ুনজেনারেল নিয়াজিকে বলা হয়েছে, অস্ত্র নিয়ে হোটেলে ঢুকতে পারবেন না১০ ডিসেম্বর ২০২৫পশ্চিম পাকিস্তানের বেসামরিক নাগরিকদের কাছে আরও চারটি বন্দুক পাওয়া গেছে, যাদের অনেকে এক কক্ষে ছয়জন পর্যন্ত থাকত। সন্ধ্যায় হোটেলের অধিবাসীরা যে কক্ষে মিলিত হয়ে দেখা করে, সেটি একসময় ছিল অস্ট্রেলীয় নর্তকীদের দেখার জায়গা। সেখানে কথা হয় প্রাথমিক চিকিৎসার ব্যবস্থা ও অগ্নিনির্বাপণ উপকরণ নিয়ে, নিরাপত্তারক্ষীদের দায়িত্ব ও পরিখা তৈরির বিষয়ে।
* ২০২১ সালের ১৬ ডিসেম্বর প্রথম আলোতে প্রকাশিত প্রতিবেদনটির একাংশ আবার প্রকাশ করা হলো।
আরও পড়ুনরাও ফরমান আলী পাকিস্তানি বাহিনীর আত্মসমর্পণের বিষয়ে গোপন সমঝোতা করছেন১১ ডিসেম্বর ২০২৫আরও পড়ুনবিমানবিধ্বংসী কামান থেকে বের হচ্ছিল সাদা ধোঁয়ার কুণ্ডলী০৯ ডিসেম্বর ২০২৫
ফের দেখা যাবে শুভ–মিমের রসায়ন!