ই–মেইল লেখার সময় যা মাথায় রাখবেন
Published: 20th, April 2025 GMT
এমন কি কখনো হয়েছে, স্রেফ একটা ‘ই–মেইল’ লেখার আলস্যে দারুণ একটা সুযোগ হারিয়েছেন? যদি না হয়ে থাকে, তাহলে আপনি ভাগ্যবান। কারও কারও কাছে ই–মেইল লেখার কাজটাও এত কঠিন যে মনোবিজ্ঞানে ‘ই–মেইল অ্যাংজাইটি’ নামেও একটা নতুন কথার চল শুরু হয়েছে। কী লিখব, কীভাবে লিখব, ভাষাটা কেমন হবে...লেখার আগেই এমন নানা দুশ্চিন্তায় ভোগেন অনেকে।
অবশ্য এই দুশ্চিন্তা একেবারে অমূলকও নয়। একটা ভালো ই–মেইল লিখেই আপনি হয়তো কোনো ভিনদেশি বিশ্ববিদ্যালয়ের অধ্যাপকের মন গলিয়ে ফেলতে পারেন, তাঁর সঙ্গে গবেষণার সুযোগ পেতে পারেন। আবার উল্টোটাও হতে পারে। আপনার হয়তো যোগ্যতা আছে। কিন্তু ই–মেইলে নিজেকে ভালোভাবে উপস্থাপন করতে পারছেন না বলে কাজের সুযোগও হাতছাড়া হয়ে যাচ্ছে। তাই পেশাদার ই–মেইল লেখার চর্চা করতে হবে আগে থেকেই।
এই নিয়েই ঢাকা বিশ্ববিদ্যালয়ের ব্যবসায় প্রশাসন ইনস্টিটিউটের (আইবিএ) অধ্যাপক খালেদ মাহমুদের সঙ্গে কথা হচ্ছিল। তিনি বলেন, ‘ই–মেইল একটি পেশাদার যোগাযোগের মাধ্যম। সঠিকভাবে ই–মেইল লেখার দক্ষতা আপনাকে শুধু শিক্ষাজীবনে নয়, ভবিষ্যতের পেশাগত জীবনেও এগিয়ে রাখবে। ই–মেইলে আপনার ব্যক্তিত্ব, পেশাদারত্ব ও যোগাযোগ দক্ষতা প্রকাশ করুন। ভুল বানান, অসংলগ্ন ভাষা বা অপ্রাসঙ্গিক কথা একটি নেতিবাচক ধারণা তৈরি করতে পারে।’ আরও কিছু পরামর্শ দিয়েছেন খালেদ মাহমুদ। চলুন জেনে নেওয়া যাক।
যেভাবে লিখবেন পেশাদার ই–মেইলসঠিক সাবজেক্ট লাইন দিন: ই–মেইলের বিষয়বস্তু বোঝাতে সাবজেক্ট লাইনে সংক্ষেপে মূল কথা লিখুন। যেমন, Request for Recommendation Letter বা Query Regarding Internship।
উপযুক্ত সম্বোধন ব্যবহার করুন: যদি আপনি শিক্ষককে ই–মেইল করেন, তাহলে শুরুতে ‘Dear Professor’ বা ‘Respected Sir/Madam’ ব্যবহার করুন। নাম জানা থাকলে নাম লিখুন। যেমন: Dear Dr.
নিজের পরিচয় দিন: প্রথমেই সংক্ষেপে আপনার পরিচয় দিন—নাম, বিভাগ, ব্যাচ বা রোল নম্বর উল্লেখ করুন। এতে ই–মেইলের প্রাপক আপনাকে সহজে চিনতে পারবেন।
তিন অনুচ্ছেদে ই–মেইল লিখুন: তিন অনুচ্ছেদের মধ্যে, ২০০-২৫০ শব্দে গুছিয়ে ই–মেইল লিখতে চেষ্টা করুন। প্রাপকের কাছে কী চাচ্ছেন, কী প্রয়োজন, কী তথ্য জানতে আগ্রহী, স্পষ্ট করে লিখুন। প্রয়োজনে বুলেট পয়েন্ট আকারে লিখুন। অপ্রয়োজনীয় তথ্য এড়িয়ে চলুন।
ভদ্রতা বজায় রাখুন: শেষে ধন্যবাদ জ্ঞাপন করুন। Thank you for your time and consideration বা I appreciate your support—এসব বাক্য লিখতে পারেন।
সঠিকভাবে ই–মেইল লেখা শেষ করুন: ই–মেইল লেখা শেষে Sincerely, Best regards, ইত্যাদি লিখে নিজের নাম দিন। প্রয়োজনে এই জায়গায় হোয়াটসঅ্যাপ নম্বরও রাখতে পারেন।
প্রয়োজনে এআই-এর সাহায্য নিন: কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তানির্ভর বিভিন্ন সফটওয়্যার বা ওয়েবসাইটের কল্যাণে গুছিয়ে ই–মেইল লেখা এখন অনেকটাই সহজ হয়ে গেছে। চ্যাটজিপিটির মতো প্ল্যাটফর্মকে সঠিকভাবে নির্দেশনা দিতে পারলে আপনার বক্তব্যটা গুছিয়ে লিখিয়ে নিতে পারবেন। এখন জিমেইলেও এআই-সহায়তা নিয়ে ই–মেইল লেখা যায়। চাইলে এই সহায়তা কাজে লাগাতে পারেন।
আরও পড়ুনজীবন সহজ করবে গুগল ক্রোমের এই ৫ এক্সটেনশন০৯ মার্চ ২০২৫যা এড়িয়ে চলবেনকোনো ইংরেজি শব্দের সংক্ষিপ্ত রূপ বা চ্যাটিংয়ের ভাষা (যেমন: u, plz, tnx) এড়িয়ে চলুন। ইমোজি বা অপ্রাসঙ্গিক ছবি ই–মেইলে যুক্ত করবেন না। সঠিক বানানে ই–মেইল লিখুন। সাধারণ ব্যাকরণ ভুল করা যাবে না। ব্যক্তিগত তথ্য বা আবেগপ্রবণ ভাষা এড়িয়ে চলুন।
ই–মেইলের বডিতে কিছু না লিখে অ্যাটাচমেন্ট পাঠিয়ে দেবেন না। এটিও এক ধরনের অসৌজন্যমূলক আচরণ।
আরও পড়ুনযে ৫ কারণে শুরুতেই বাদ পড়তে পারে আপনার সিভি২৪ সেপ্টেম্বর ২০২৩উৎস: Prothomalo
কীওয়ার্ড: আপন র
এছাড়াও পড়ুন:
অতীতের সব ভুলে বাংলাদেশ-পাকিস্তান এখন ভাই ভাই: পাকিস্তানি রাজনীতিক ফজলুর রহমান
অতীতের সবকিছু ভুলে বাংলাদেশ ও পাকিস্তান এখন দুটি ভাতৃপ্রতিম দেশ বলে মন্তব্য করেছেন পাকিস্তানের রাজনৈতিক দল জমিয়তে উলামায়ে ইসলামের (এফ) সভাপতি ও দেশটির সাবেক মন্ত্রী মাওলানা ফজলুর রহমান। তিনি বলেছেন, পাকিস্তান সব সময় বাংলাদেশের কল্যাণ, উন্নতি, সমৃদ্ধি ও স্থিতিশীলতা কামনা করে। বাংলাদেশকে তাঁরা ভ্রাতৃপ্রতিম দেশ হিসেবে মনে করে। বাংলাদেশ-পাকিস্তান ভাই ভাই, অতীতের সবকিছু তারা ভুলে গেছে।
মঙ্গলবার রাজধানীর বাংলাদেশ-চীন মৈত্রী সম্মেলনকেন্দ্রে জমিয়তে উলামায়ে ইসলাম বাংলাদেশ আয়োজিত সুধী সমাবেশে প্রধান অতিথির বক্তব্যে এ কথা বলেন মাওলানা ফজলুর রহমান।
পাকিস্তানের এই রাজনীতিক বলেন, ইসলাম শান্তির ধর্ম, কিন্তু বিশ্বজুড়ে আমেরিকা অশান্তি ছড়াচ্ছে। মুসলমানরা শান্তিতে বিশ্বাসী হলেও আজ ফিলিস্তিনে মুসলমানদের রক্ত ঝরছে, চেচনিয়াতেও এর আগেও রক্ত ঝরেছে। মুসলমানদের পারস্পরিক অনৈক্যের কারণেই অন্যরা হামলার সুযোগ পাচ্ছে।
জমিয়তে উলামায়ে ইসলাম পাকিস্তান সব সময় দলমত–নির্বিশেষে মুসলিম ও অমুসলিম সবার অধিকারের জন্য কাজ করে যাচ্ছে বলে জানান মাওলানা ফজলুর রহমান। তিনি বলেন, অমুসলিমদের নিরাপত্তা নিশ্চিত করাকে ফরজ মনে করে জমিয়তে উলামায়ে ইসলাম।
সুধী সমাবেশে আরও বক্তব্য দেন জমিয়তে উলামায়ে ইসলাম পাকিস্তানের মহাসচিব মাওলানা আবদুল গফুর হায়দারী ও জমিয়তে উলামায়ে ইসলাম নেপালের সহসভাপতি মাওলানা শফিকুর রহমান কাসেমী।
সুধী সমাবেশের সভাপতিত্ব করেন জমিয়তে উলামায়ে ইসলাম বাংলাদেশের সভাপতি মাওলানা উবায়দুল্লাহ ফারুক কাসেমী। তিনি বলেন, অন্যকে অমুসলিম ঘোষণার দাবির জন্য সংসদে আইনের পরিবর্তে অনেকে রক্ত দেওয়ার কথা বলেন। মাইকের সামনে গায়ের জোরে আইনবিরোধী কথাবার্তা বলেন। দলের নেতা–কর্মীদের উদ্দেশ্য উবায়দুল্লাহ ফারুক বলেন, ‘আমাদের সবার রুচির মধ্যে সংশোধনী আনতে হবে। গায়ের বল আর টক্কর বাজানো বিভিন্ন ধরনের কথায় অনেকেই মাইক ফাটিয়ে ফেলছে। উলামায়ে কেরামের এ ধরনের মেজাজ হওয়া উচিত নয়।’
সুধী সমাবেশ সঞ্চালনা করেন জমিয়তে উলামায়ে ইসলাম বাংলাদেশের মহাসচিব মাওলানা মঞ্জুরুল ইসলাম আফেন্দী। তিনি প্রধান অতিথির উর্দুতে দেওয়া বক্তব্যের সারাংশ তুলে ধরেন।
সুধী সমাবেশে উপস্থিত ছিলেন বিএনপির স্থায়ী কমিটির সদস্য এ জেড এম জাহিদ হোসেন, আমার বাংলাদেশ (এবি) পার্টির চেয়ারম্যান মুজিবুর রহমান মঞ্জু, ইসলামী আন্দোলন বাংলাদেশের মহাসচিব অধ্যক্ষ ইউনুস আহমাদ, জাতীয় নাগরিক পার্টির (এনসিপি) জ্যেষ্ঠ যুগ্ম মুখ্য সমন্বয়ক আবদুল হান্নান মাসউদ, খেলাফত আন্দোলনের মহাসচিব মুফতি ফখরুল ইসলাম প্রমুখ।
অভিজাততন্ত্র থেকে কি আমাদের মুক্তি নেই