Prothomalo:

ই–মেইল লেখার সময় যা মাথায় রাখবেন

Published: 20th, April 2025 GMT

এমন কি কখনো হয়েছে, স্রেফ একটা ‘ই–মেইল’ লেখার আলস্যে দারুণ একটা সুযোগ হারিয়েছেন? যদি না হয়ে থাকে, তাহলে আপনি ভাগ্যবান। কারও কারও কাছে ই–মেইল লেখার কাজটাও এত কঠিন যে মনোবিজ্ঞানে ‘ই–মেইল অ্যাংজাইটি’ নামেও একটা নতুন কথার চল শুরু হয়েছে। কী লিখব, কীভাবে লিখব, ভাষাটা কেমন হবে...লেখার আগেই এমন নানা দুশ্চিন্তায় ভোগেন অনেকে।

অবশ্য এই দুশ্চিন্তা একেবারে অমূলকও নয়। একটা ভালো ই–মেইল লিখেই আপনি হয়তো কোনো ভিনদেশি বিশ্ববিদ্যালয়ের অধ্যাপকের মন গলিয়ে ফেলতে পারেন, তাঁর সঙ্গে গবেষণার সুযোগ পেতে পারেন। আবার উল্টোটাও হতে পারে। আপনার হয়তো যোগ্যতা আছে। কিন্তু ই–মেইলে নিজেকে ভালোভাবে উপস্থাপন করতে পারছেন না বলে কাজের সুযোগও হাতছাড়া হয়ে যাচ্ছে। তাই পেশাদার ই–মেইল লেখার চর্চা করতে হবে আগে থেকেই।

এই নিয়েই ঢাকা বিশ্ববিদ্যালয়ের ব্যবসায় প্রশাসন ইনস্টিটিউটের (আইবিএ) অধ্যাপক খালেদ মাহমুদের সঙ্গে কথা হচ্ছিল। তিনি বলেন, ‘ই–মেইল একটি পেশাদার যোগাযোগের মাধ্যম। সঠিকভাবে ই–মেইল লেখার দক্ষতা আপনাকে শুধু শিক্ষাজীবনে নয়, ভবিষ্যতের পেশাগত জীবনেও এগিয়ে রাখবে। ই–মেইলে আপনার ব্যক্তিত্ব, পেশাদারত্ব ও যোগাযোগ দক্ষতা প্রকাশ করুন। ভুল বানান, অসংলগ্ন ভাষা বা অপ্রাসঙ্গিক কথা একটি নেতিবাচক ধারণা তৈরি করতে পারে।’ আরও কিছু পরামর্শ দিয়েছেন খালেদ মাহমুদ। চলুন জেনে নেওয়া যাক।

যেভাবে লিখবেন পেশাদার ই–মেইল

সঠিক সাবজেক্ট লাইন দিন: ই–মেইলের বিষয়বস্তু বোঝাতে সাবজেক্ট লাইনে সংক্ষেপে মূল কথা লিখুন। যেমন, Request for Recommendation Letter বা Query Regarding Internship।

উপযুক্ত সম্বোধন ব্যবহার করুন: যদি আপনি শিক্ষককে ই–মেইল করেন, তাহলে শুরুতে ‘Dear Professor’ বা ‘Respected Sir/Madam’ ব্যবহার করুন। নাম জানা থাকলে নাম লিখুন। যেমন: Dear Dr.

Rahman। শুধু ‘হাই’, ‘হ্যালো’ লিখবেন না।

নিজের পরিচয় দিন: প্রথমেই সংক্ষেপে আপনার পরিচয় দিন—নাম, বিভাগ, ব্যাচ বা রোল নম্বর উল্লেখ করুন। এতে ই–মেইলের প্রাপক আপনাকে সহজে চিনতে পারবেন।

তিন অনুচ্ছেদে ই–মেইল লিখুন: তিন অনুচ্ছেদের মধ্যে, ২০০-২৫০ শব্দে গুছিয়ে ই–মেইল লিখতে চেষ্টা করুন। প্রাপকের কাছে কী চাচ্ছেন, কী প্রয়োজন, কী তথ্য জানতে আগ্রহী, স্পষ্ট করে লিখুন। প্রয়োজনে বুলেট পয়েন্ট আকারে লিখুন। অপ্রয়োজনীয় তথ্য এড়িয়ে চলুন।

ভদ্রতা বজায় রাখুন: শেষে ধন্যবাদ জ্ঞাপন করুন। Thank you for your time and consideration বা I appreciate your support—এসব বাক্য লিখতে পারেন।

সঠিকভাবে ই–মেইল লেখা শেষ করুন: ই–মেইল লেখা শেষে Sincerely, Best regards, ইত্যাদি লিখে নিজের নাম দিন। প্রয়োজনে এই জায়গায় হোয়াটসঅ্যাপ নম্বরও রাখতে পারেন।

প্রয়োজনে এআই-এর সাহায্য নিন: কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তানির্ভর বিভিন্ন সফটওয়্যার বা ওয়েবসাইটের কল্যাণে গুছিয়ে ই–মেইল লেখা এখন অনেকটাই সহজ হয়ে গেছে। চ্যাটজিপিটির মতো প্ল্যাটফর্মকে সঠিকভাবে নির্দেশনা দিতে পারলে আপনার বক্তব্যটা গুছিয়ে লিখিয়ে নিতে পারবেন। এখন জিমেইলেও এআই-সহায়তা নিয়ে ই–মেইল লেখা যায়। চাইলে এই সহায়তা কাজে লাগাতে পারেন।

আরও পড়ুনজীবন সহজ করবে গুগল ক্রোমের এই ৫ এক্সটেনশন০৯ মার্চ ২০২৫যা এড়িয়ে চলবেন

কোনো ইংরেজি শব্দের সংক্ষিপ্ত রূপ বা চ্যাটিংয়ের ভাষা (যেমন: u, plz, tnx) এড়িয়ে চলুন। ইমোজি বা অপ্রাসঙ্গিক ছবি ই–মেইলে যুক্ত করবেন না। সঠিক বানানে ই–মেইল লিখুন। সাধারণ ব্যাকরণ ভুল করা যাবে না। ব্যক্তিগত তথ্য বা আবেগপ্রবণ ভাষা এড়িয়ে চলুন।

ই–মেইলের বডিতে কিছু না লিখে অ্যাটাচমেন্ট পাঠিয়ে দেবেন না। এটিও এক ধরনের অসৌজন্যমূলক আচরণ।

আরও পড়ুনযে ৫ কারণে শুরুতেই বাদ পড়তে পারে আপনার সিভি২৪ সেপ্টেম্বর ২০২৩

উৎস: Prothomalo

কীওয়ার্ড: আপন র

এছাড়াও পড়ুন:

মানসিক সংস্কার ছাড়া কোনো সংস্কার বাস্তবায়ন সম্ভব নয়: সালাহউদ্দিন আহমদ

একটি রাজনৈতিক দল এখন জুলাই জাতীয় সনদে স্বাক্ষর করার সুযোগ খুঁজছে বলে মন্তব্য করেছেন বিএনপির স্থায়ী কমিটির সদস্য সালাহউদ্দিন আহমদ। তিনি কোনো দলের নাম উল্লেখ না করেন বলেন, ওই দলটির কিছু দাবিদাওয়া আছে।

আজ বৃহস্পতিবার জাতীয় প্রেসক্লাবের জহুর হোসেন চৌধুরী মিলনায়তনে এক সেমিনার এ মন্তব্য করেন সালাহউদ্দিন আহমদ। ‘চব্বিশোত্তর বাংলাদেশের তারুণ্যের ভাবনায় শিক্ষা ও কর্মসংস্থান’ শীর্ষক এ সেমিনারের আয়োজক ইউনিভার্সিটি টিচার্স অ্যাসোসিয়েশন অব বাংলাদেশ (ইউট্যাব)।

বিএনপির স্থায়ী কমিটির এই সদস্য বলেন, গতকাল একটি রাজনৈতিক দল বলেছে, জনমতের চাপে অবশেষে বিএনপি জুলাই জাতীয় সনদ বাস্তবায়নে গণভোট আয়োজনের প্রস্তাবে একমত হয়েছে। অথচ জুলাই জাতীয় সনদ বাস্তবায়নে গণভোট আয়োজনের প্রস্তাব বিএনপির ছিল।

জুলাই সনদ স্বাক্ষরিত হয়েছে ১৭ অক্টোবর। তবে ওই অনুষ্ঠানে যায়নি জাতীয় নাগরিক পার্টি (এনসিপি)।

আজ সালাহউদ্দিন আহমদ আরও বলেন, ‘দুটি রাজনৈতিক দল ছাড়া বাকি সবাই এ (গণভোট) প্রস্তাবে একমত হয়। আমি দুটি রাজনৈতিক দলের নাম উল্লেখ করছি না। তবে দুটি দলের একটি জুলাই সনদ স্বাক্ষর অনুষ্ঠানে গিয়েছে। অপর একটি রাজনৈতিক দল এখন জুলাই জাতীয় সনদে স্বাক্ষর করার সুযোগ খুঁজছে। তাদের কিছু দাবিদাওয়া আছে। সে বিষয়ে আলাপ–আলোচনা এখন যে পর্যায়ে হচ্ছে, আমি আশা করি, হয়তো তাদের দাবিদাওয়ার বিষয়ে একটা যৌক্তিক সমাধানও আসবে।’

সালাহউদ্দিন আহমদ বলেন, ‘সবচেয়ে বেশি দরকার হলো আমাদের মানসিক সংস্কার। আমরা ঐকমত্য কমিশনে আইনি সংস্কার, সাংবিধানিক সংস্কার নিয়ে কথা বলছি। যত সংস্কারই আমরা করি না কেন, জাতীয় ভিত্তিতে যদি আমাদের মানিসক সংস্কার না হয়, সেই আইনি ভিত্তিকে আমরা বাস্তবে রূপ দিতে পারব না। এটা মোদ্দাকথা।’

আইন জারি করে জুলাই জাতীয় সনদ বাস্তবায়নের কোনো অধিকার প্রধান উপদেষ্টার নেই বলে উল্লেখ করেন সালাহউদ্দিন আহমদ। তিনি বলেন, ‘অযৌক্তিকভাবে কেউ যদি বলে, আমি কাল বলতে শুনলাম যে এক্সট্রা কনস্টিটিউশনাল অর্ডার করে এই সনদকে জারি করতে হবে। বলা হচ্ছে, প্রধান উপদেষ্টা এটা জারি করতে পারেন। প্রধান উপদেষ্টা তো সরকারপ্রধান। সরকারপ্রধানের আইন জারি করার কোনো রাইট আমাদের কনস্টিটিউশনে নেই।’

প্রধান উপদেষ্টা আইন জারি করে জুলাই সনদ বাস্তবায়ন করবেন—এমন বক্তব্যকে ‘পলিটিক্যাল ইমোশন’ বলে উল্লেখ করেন বিএনপির এই জ্যেষ্ঠ নেতা। তিনি বলেন, ‘রাষ্ট্র কোনো ইমোশনের ওপর চলে না। রাষ্ট্র আইনকানুন, বিধিবিধান ও নিয়মকানুনের মধ্য দিয়ে চলে। তারপরও আমি সংহতি জানাই, তারা তাদের প্রস্তাব গণতান্ত্রিকভাবে পেশ করছে যথাযথ স্থানে।’

জুলাই জাতীয় সনদ বাস্তবায়নে রাজনৈতিক দলগুলো যাতে মনে সুখ পাওয়ার মতো কোনো প্রস্তাব না দেয়, সেই আহ্বান জানান সালাহউদ্দিন আহমদ। তিনি বলেন, ‘যাঁর জারি করার কথা, তিনি জারি করলেন না, যথাযথ কর্তৃপক্ষ জারি করল না, সেই বিতর্ক যাতে ভবিষ্যতে না ওঠে, সে জন্য আমরা যেন পলিটিক্যাল ইমোশন থেকে সরে আসি। এ আহ্বান আমি সব পক্ষকে জানাব।’

বাংলাদেশে জমির অনুপাতে জনসংখ্যার হার অস্বাভাবিক বলে উল্লেখ করেন বিএনপির স্থায়ী কমিটির এই সদস্য। তিনি বলেন, ‘যেহেতু আমাদের ম্যান ল্যান্ড রেশিও হিসেবে ইটস ভেরি পিকিউলিয়ার, এটা কোনো স্বাভাবিক ম্যান ল্যান্ড রেশিও না। ইতিমধ্যে আমাদের যে রেশিও হয়েছে, এটা কর্মসংস্থানের মধ্য দিয়ে সমাধান করতে হবে আমাদের অর্থনৈতিক অবস্থা।’ তিনি মনে করেন, শুধু সরকারিভাবে কর্মসংস্থান সৃষ্টি করলে এ সমস্যার সমাধান হবে ন; বরং ব্যক্তিগত উদ্যোগকে উৎসাহিত করার মাধ্যমে এ সমস্যা সমাধান করতে হবে।

সেমিনারে মূল প্রবন্ধ উপস্থাপন করেন ঢাকা বিশ্ববিদ্যালয়ের অধ্যাপক এস এম হাফিজুর রহমান ও শাহ শামীম আহমেদ।

বিএনপির মিডিয়া সেলের আহ্বায়ক মওদুদ হোসেন আলমগীর বলেন, ‘বর্তমান শিক্ষাব্যবস্থা একজন স্নাতককে কতটা দক্ষ করে তুলছে, সে প্রশ্নের উত্তর আমাদের কাছে পরিষ্কার নয়। এর মূল কারণ হলো আমাদের সেক্টরভিত্তিক গ্র্যাজুয়েটদের মান নিশ্চিত করতে না পারা। ফলে শিক্ষিত বেকারের সংখ্যা অনেক বেশি।’

ইউট্যাবের প্রতিষ্ঠাতা সভাপতি অধ্যাপক আ ফ ম ইউসুফ হায়দার বলেন, ‘দক্ষ স্নাতক তৈরিতে আমাদের শিক্ষার্থীদের কমিউনিকেশন, ক্রিটিক্যাল ও অ্যানালিটিক্যাল দক্ষতা নিয়ে বিশেষভাবে কাজ করতে হবে।’

জাতিসংঘের সাবেক চিফ অব স্টাফ রেহান এ আসাদ বলেন, ‘আমাদের প্রাতিষ্ঠানিক শিক্ষাকে ইন্ডাস্ট্রির সঙ্গে সংযোগ ঘটাতে হবে; পাশাপাশি শিক্ষার্থীদের ফ্রিল্যান্সিং কাজের ক্ষেত্র নিশ্চিতে রাষ্ট্রকে এগিয়ে আসতে হবে; তবেই তা অর্থনীতি ও শিক্ষাকে সামগ্রিকভাবে এগিয়ে নেবে।’

ধন্যবাদ জ্ঞাপন করে পাবনা বিজ্ঞান ও প্রযুক্তি বিশ্ববিদ্যালয়ের উপাচার্য এস এম আবদুল আওয়াল বলেন, ‘আমাদের শিক্ষার্থীরা বাংলা ও ইংরেজির বাইরে কোনো ভাষা আয়ত্ত করে না। ফলে তারা পিছিয়ে থাকে। ইন্টারেস্ট ছাড়া যদি শিক্ষার্থীদের লোন দিতে পারি, তাহলে তারা শিক্ষা ও গবেষণায় আরও অনেক বেশি মনোযোগ করতে পারবে।’ তিনি বিশ্ববিদ্যালয়ের শিক্ষার্থীদের জন্য ক্যাম্পাসভিত্তিক চাকরির সুযোগ রাখার আহ্বান জানান।

সেমিনারে সভাপতিত্ব করেন ইউট্যাবের প্রেসিডেন্ট এ বি এম ওবায়দুল ইসলাম। তিনি সিঙ্গাপুরভিত্তিক একটি গবেষণার উদ্ধতি দিয়ে বলেন, বাংলাদেশে শিক্ষার মান এমন স্তরে পৌঁছেছে, যেখানে এইচএসসিকে সপ্তম এবং স্নাতককে এইচএসসির সমপরিমাণ ধরা যায়। তিনি বলেন, বিশ্বের কাছে যদি শিক্ষার মান নিয়ে এমন বদনাম থাকে, তাহলে সেটি লজ্জাজনক। তিনি মনে করেন, শিক্ষার মান বাড়াতে হলে কারিকুলামের পরিবর্তন জরুরি।

সেমিনারে আরও বক্তব্য দেন স্টেট ইউনিভার্সিটি অব বাংলাদেশের (এসইউবি) উপাচার্য অধ্যাপক মো. আখতার হোসেন খান, বিএনপির ভারপ্রাপ্ত চেয়ারম্যান তারেক রহমানের উপদেষ্টা মাহদী আমিন প্রমুখ।