ই–মেইল লেখার সময় যা মাথায় রাখবেন
Published: 20th, April 2025 GMT
এমন কি কখনো হয়েছে, স্রেফ একটা ‘ই–মেইল’ লেখার আলস্যে দারুণ একটা সুযোগ হারিয়েছেন? যদি না হয়ে থাকে, তাহলে আপনি ভাগ্যবান। কারও কারও কাছে ই–মেইল লেখার কাজটাও এত কঠিন যে মনোবিজ্ঞানে ‘ই–মেইল অ্যাংজাইটি’ নামেও একটা নতুন কথার চল শুরু হয়েছে। কী লিখব, কীভাবে লিখব, ভাষাটা কেমন হবে...লেখার আগেই এমন নানা দুশ্চিন্তায় ভোগেন অনেকে।
অবশ্য এই দুশ্চিন্তা একেবারে অমূলকও নয়। একটা ভালো ই–মেইল লিখেই আপনি হয়তো কোনো ভিনদেশি বিশ্ববিদ্যালয়ের অধ্যাপকের মন গলিয়ে ফেলতে পারেন, তাঁর সঙ্গে গবেষণার সুযোগ পেতে পারেন। আবার উল্টোটাও হতে পারে। আপনার হয়তো যোগ্যতা আছে। কিন্তু ই–মেইলে নিজেকে ভালোভাবে উপস্থাপন করতে পারছেন না বলে কাজের সুযোগও হাতছাড়া হয়ে যাচ্ছে। তাই পেশাদার ই–মেইল লেখার চর্চা করতে হবে আগে থেকেই।
এই নিয়েই ঢাকা বিশ্ববিদ্যালয়ের ব্যবসায় প্রশাসন ইনস্টিটিউটের (আইবিএ) অধ্যাপক খালেদ মাহমুদের সঙ্গে কথা হচ্ছিল। তিনি বলেন, ‘ই–মেইল একটি পেশাদার যোগাযোগের মাধ্যম। সঠিকভাবে ই–মেইল লেখার দক্ষতা আপনাকে শুধু শিক্ষাজীবনে নয়, ভবিষ্যতের পেশাগত জীবনেও এগিয়ে রাখবে। ই–মেইলে আপনার ব্যক্তিত্ব, পেশাদারত্ব ও যোগাযোগ দক্ষতা প্রকাশ করুন। ভুল বানান, অসংলগ্ন ভাষা বা অপ্রাসঙ্গিক কথা একটি নেতিবাচক ধারণা তৈরি করতে পারে।’ আরও কিছু পরামর্শ দিয়েছেন খালেদ মাহমুদ। চলুন জেনে নেওয়া যাক।
যেভাবে লিখবেন পেশাদার ই–মেইলসঠিক সাবজেক্ট লাইন দিন: ই–মেইলের বিষয়বস্তু বোঝাতে সাবজেক্ট লাইনে সংক্ষেপে মূল কথা লিখুন। যেমন, Request for Recommendation Letter বা Query Regarding Internship।
উপযুক্ত সম্বোধন ব্যবহার করুন: যদি আপনি শিক্ষককে ই–মেইল করেন, তাহলে শুরুতে ‘Dear Professor’ বা ‘Respected Sir/Madam’ ব্যবহার করুন। নাম জানা থাকলে নাম লিখুন। যেমন: Dear Dr.
নিজের পরিচয় দিন: প্রথমেই সংক্ষেপে আপনার পরিচয় দিন—নাম, বিভাগ, ব্যাচ বা রোল নম্বর উল্লেখ করুন। এতে ই–মেইলের প্রাপক আপনাকে সহজে চিনতে পারবেন।
তিন অনুচ্ছেদে ই–মেইল লিখুন: তিন অনুচ্ছেদের মধ্যে, ২০০-২৫০ শব্দে গুছিয়ে ই–মেইল লিখতে চেষ্টা করুন। প্রাপকের কাছে কী চাচ্ছেন, কী প্রয়োজন, কী তথ্য জানতে আগ্রহী, স্পষ্ট করে লিখুন। প্রয়োজনে বুলেট পয়েন্ট আকারে লিখুন। অপ্রয়োজনীয় তথ্য এড়িয়ে চলুন।
ভদ্রতা বজায় রাখুন: শেষে ধন্যবাদ জ্ঞাপন করুন। Thank you for your time and consideration বা I appreciate your support—এসব বাক্য লিখতে পারেন।
সঠিকভাবে ই–মেইল লেখা শেষ করুন: ই–মেইল লেখা শেষে Sincerely, Best regards, ইত্যাদি লিখে নিজের নাম দিন। প্রয়োজনে এই জায়গায় হোয়াটসঅ্যাপ নম্বরও রাখতে পারেন।
প্রয়োজনে এআই-এর সাহায্য নিন: কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তানির্ভর বিভিন্ন সফটওয়্যার বা ওয়েবসাইটের কল্যাণে গুছিয়ে ই–মেইল লেখা এখন অনেকটাই সহজ হয়ে গেছে। চ্যাটজিপিটির মতো প্ল্যাটফর্মকে সঠিকভাবে নির্দেশনা দিতে পারলে আপনার বক্তব্যটা গুছিয়ে লিখিয়ে নিতে পারবেন। এখন জিমেইলেও এআই-সহায়তা নিয়ে ই–মেইল লেখা যায়। চাইলে এই সহায়তা কাজে লাগাতে পারেন।
আরও পড়ুনজীবন সহজ করবে গুগল ক্রোমের এই ৫ এক্সটেনশন০৯ মার্চ ২০২৫যা এড়িয়ে চলবেনকোনো ইংরেজি শব্দের সংক্ষিপ্ত রূপ বা চ্যাটিংয়ের ভাষা (যেমন: u, plz, tnx) এড়িয়ে চলুন। ইমোজি বা অপ্রাসঙ্গিক ছবি ই–মেইলে যুক্ত করবেন না। সঠিক বানানে ই–মেইল লিখুন। সাধারণ ব্যাকরণ ভুল করা যাবে না। ব্যক্তিগত তথ্য বা আবেগপ্রবণ ভাষা এড়িয়ে চলুন।
ই–মেইলের বডিতে কিছু না লিখে অ্যাটাচমেন্ট পাঠিয়ে দেবেন না। এটিও এক ধরনের অসৌজন্যমূলক আচরণ।
আরও পড়ুনযে ৫ কারণে শুরুতেই বাদ পড়তে পারে আপনার সিভি২৪ সেপ্টেম্বর ২০২৩উৎস: Prothomalo
কীওয়ার্ড: আপন র
এছাড়াও পড়ুন:
ভারতের নয়ডায় বাংলাদেশি শিক্ষার্থীর ঝুলন্ত মরদেহ উদ্ধার
ভারতে পড়তে এসে অস্বাভাবিক মৃত্যু হয়েছে এক বাংলাদেশি শিক্ষার্থীর। ২২ বছর বয়সী ওই নিহত শিক্ষার্থীর নাম শাহরিয়ার। রবিবার (২৩ নভেম্বর) সন্ধ্যায় তাকে ঘরের ভেতরে সিলিং ফ্যানের সাথে ঝুলন্ত অবস্থায় দেখতে পান বাড়ির মালিক।
শাহরিয়ার উত্তর প্রদেশের নয়ডা ইন্টারন্যাশনাল ইউনিভার্সিটিতে (এনআইইউ) পড়াশোনা করতেন। তিনি বাংলাদেশের সিরাজগঞ্জের বাসিন্দা। গ্রেটার নয়ডায় বেটা-১ সেক্টরের একটি ভাড়া বাড়িতে থাকতেন তিনি। তার লাশ দেখতে পাওয়ার পর বেটা-২ থানায় খবর দিলে ঘটলাস্থলে পুলিশ এসে লাশ উদ্ধার করে। পরে ঘটনাস্থলে গিয়ে নমুনা সংগ্রহ করেন ফরেনসিক বিশেষজ্ঞরা।
আরো পড়ুন:
বারাণসী: বাজেট ১৮০৩ কোটি টাকা, কে কত পারিশ্রমিক নিলেন?
শেখ হাসিনার প্রত্যর্পণ চেয়ে দিল্লিকে নতুন চিঠি ঢাকার: পররাষ্ট্র উপদেষ্টা
বাড়ির মালিক জানান, রবিবার সন্ধ্যায় আমি জানলা দিয়ে ঘরের মধ্যে তাকাতেই শাহরিয়ারকে সিলিং ফ্যানের সাথে ঝুলন্ত অবস্থায় দেখতে পাই। এরপরে সাথে সাথেই থানায় খবর দিই।
স্থানীয় পুলিশ জানিয়েছে, রবিবার তারা খবর পায় সেক্টর বেটা-১ এর একটি ভাড়া নেওয়া বাসায় এক যুবক আত্মহত্যা করে মারা গেছে। এরপরই পুলিশের একটি দল ঘটনাস্থলে পৌঁছায়। যদিও ঘরটি ভেতর থেকে তালাবদ্ধ অবস্থায় ছিল। এরপর বাড়ির মালিকের উপস্থিতিতে পুলিশ দরজা ভেঙে লাশ উদ্ধার করে ময়নাতদন্তের জন্য পাঠায়।
বাড়ির মালিক জানান, বিহারের মধুবনীর বাসিন্দা রূপা নামে এক নারীর সঙ্গে সম্পর্ক ছিল শাহরিয়ারের। গত ১৬ নভেম্বর, রূপাকে সাথে নিয়ে শাহরিয়ার ওই বাসা ভাড়া নেওয়ার জন্য সেখানে আসে। এসময় তারা দুজনেই নিজেদেরকে বিবাহিত দম্পতি হিসেবে তার (বাড়িওয়ালার) কাছে পরিচয় দেন। প্রতি মাসে ৮ হাজার রুপিতে তিনি শাহরিয়ার দম্পতিকে ঘরটি ভাড়া নিয়েছিলেন। পরদিন ১৭ নভেম্বর তারা উভয়েই ওই ঘরে এসে ওঠেন।
বাড়িওয়ালা আরো জানান, ওই নারী ২১ নভেম্বর ঘর থেকে বেরিয়ে যান কিন্তু এরপর আর ফিরে আসেননি। আর সেদিন থেকেই শাহরিয়ারের ফোনও বন্ধ ছিল। ফলে একরাশ সন্দেহের জন্ম দেয়। এদিকে ভেতর থেকে দরজা বন্ধ থাকায়, রবিবার ২৩ নভেম্বর তিনি জানালা দিয়ে লাশ দেখতে পেয়ে পুলিশকে খবর দেন।
তদন্তকারী কর্মকর্তা স্টেশন হাউস অফিসার বিনোদ কুমার জানান, ঘটনাস্থল থেকে কোনো সুইসাইড নোট উদ্ধার করা হয়নি। মৃত্যুর কারণ কী, তা নিশ্চিত করার জন্য ওই নারীর চলে যাওয়া, এর ফলে শাহরিয়ার মানসিকভাবে ভেঙে পড়েছিল কিনা, শাহরিয়ারের ফোন কেন বন্ধ ছিল বা শিক্ষা প্রতিষ্ঠানে কোনো সমস্যা ছিল কিনা- এই সমস্ত দিক পরীক্ষা করে দেখা হচ্ছে।
এদিকে তদন্তে নেবে সোমবার সন্ধ্যা পর্যন্ত রুপা নামে ওই নারীর কোনো সন্ধান পায়নি পুলিশ। কারণ ঘটনার পর থেকে রূপার ফোনও বন্ধ পায় তদন্তকারী কর্মকর্তারা।
বাড়ির মালিক জানান, তারা যখন ঘর ভাড়া নিতে আসে তখন তাদের উভয়কেই নববিবাহিত দম্পতির মতোই লাগছিল। আচমকা এরকম একটা ঘটনা ঘটিয়ে ফেলবে কখনোই বুঝতে পারিনি।
পুলিশের পক্ষ থেকে ইতিমধ্যে বাংলাদেশ দূতাবাস ও মৃতের পরিবারের সদস্যদের অবহিত করা হয়েছে।
ঢাকা/সুচরিতা/ফিরোজ
দিল্লিতে গাড়িতে বিস্ফোরণে নিহতের সংখ্যা বেড়ে ১৩