ই–মেইল লেখার সময় যা মাথায় রাখবেন
Published: 20th, April 2025 GMT
এমন কি কখনো হয়েছে, স্রেফ একটা ‘ই–মেইল’ লেখার আলস্যে দারুণ একটা সুযোগ হারিয়েছেন? যদি না হয়ে থাকে, তাহলে আপনি ভাগ্যবান। কারও কারও কাছে ই–মেইল লেখার কাজটাও এত কঠিন যে মনোবিজ্ঞানে ‘ই–মেইল অ্যাংজাইটি’ নামেও একটা নতুন কথার চল শুরু হয়েছে। কী লিখব, কীভাবে লিখব, ভাষাটা কেমন হবে...লেখার আগেই এমন নানা দুশ্চিন্তায় ভোগেন অনেকে।
অবশ্য এই দুশ্চিন্তা একেবারে অমূলকও নয়। একটা ভালো ই–মেইল লিখেই আপনি হয়তো কোনো ভিনদেশি বিশ্ববিদ্যালয়ের অধ্যাপকের মন গলিয়ে ফেলতে পারেন, তাঁর সঙ্গে গবেষণার সুযোগ পেতে পারেন। আবার উল্টোটাও হতে পারে। আপনার হয়তো যোগ্যতা আছে। কিন্তু ই–মেইলে নিজেকে ভালোভাবে উপস্থাপন করতে পারছেন না বলে কাজের সুযোগও হাতছাড়া হয়ে যাচ্ছে। তাই পেশাদার ই–মেইল লেখার চর্চা করতে হবে আগে থেকেই।
এই নিয়েই ঢাকা বিশ্ববিদ্যালয়ের ব্যবসায় প্রশাসন ইনস্টিটিউটের (আইবিএ) অধ্যাপক খালেদ মাহমুদের সঙ্গে কথা হচ্ছিল। তিনি বলেন, ‘ই–মেইল একটি পেশাদার যোগাযোগের মাধ্যম। সঠিকভাবে ই–মেইল লেখার দক্ষতা আপনাকে শুধু শিক্ষাজীবনে নয়, ভবিষ্যতের পেশাগত জীবনেও এগিয়ে রাখবে। ই–মেইলে আপনার ব্যক্তিত্ব, পেশাদারত্ব ও যোগাযোগ দক্ষতা প্রকাশ করুন। ভুল বানান, অসংলগ্ন ভাষা বা অপ্রাসঙ্গিক কথা একটি নেতিবাচক ধারণা তৈরি করতে পারে।’ আরও কিছু পরামর্শ দিয়েছেন খালেদ মাহমুদ। চলুন জেনে নেওয়া যাক।
যেভাবে লিখবেন পেশাদার ই–মেইলসঠিক সাবজেক্ট লাইন দিন: ই–মেইলের বিষয়বস্তু বোঝাতে সাবজেক্ট লাইনে সংক্ষেপে মূল কথা লিখুন। যেমন, Request for Recommendation Letter বা Query Regarding Internship।
উপযুক্ত সম্বোধন ব্যবহার করুন: যদি আপনি শিক্ষককে ই–মেইল করেন, তাহলে শুরুতে ‘Dear Professor’ বা ‘Respected Sir/Madam’ ব্যবহার করুন। নাম জানা থাকলে নাম লিখুন। যেমন: Dear Dr.
নিজের পরিচয় দিন: প্রথমেই সংক্ষেপে আপনার পরিচয় দিন—নাম, বিভাগ, ব্যাচ বা রোল নম্বর উল্লেখ করুন। এতে ই–মেইলের প্রাপক আপনাকে সহজে চিনতে পারবেন।
তিন অনুচ্ছেদে ই–মেইল লিখুন: তিন অনুচ্ছেদের মধ্যে, ২০০-২৫০ শব্দে গুছিয়ে ই–মেইল লিখতে চেষ্টা করুন। প্রাপকের কাছে কী চাচ্ছেন, কী প্রয়োজন, কী তথ্য জানতে আগ্রহী, স্পষ্ট করে লিখুন। প্রয়োজনে বুলেট পয়েন্ট আকারে লিখুন। অপ্রয়োজনীয় তথ্য এড়িয়ে চলুন।
ভদ্রতা বজায় রাখুন: শেষে ধন্যবাদ জ্ঞাপন করুন। Thank you for your time and consideration বা I appreciate your support—এসব বাক্য লিখতে পারেন।
সঠিকভাবে ই–মেইল লেখা শেষ করুন: ই–মেইল লেখা শেষে Sincerely, Best regards, ইত্যাদি লিখে নিজের নাম দিন। প্রয়োজনে এই জায়গায় হোয়াটসঅ্যাপ নম্বরও রাখতে পারেন।
প্রয়োজনে এআই-এর সাহায্য নিন: কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তানির্ভর বিভিন্ন সফটওয়্যার বা ওয়েবসাইটের কল্যাণে গুছিয়ে ই–মেইল লেখা এখন অনেকটাই সহজ হয়ে গেছে। চ্যাটজিপিটির মতো প্ল্যাটফর্মকে সঠিকভাবে নির্দেশনা দিতে পারলে আপনার বক্তব্যটা গুছিয়ে লিখিয়ে নিতে পারবেন। এখন জিমেইলেও এআই-সহায়তা নিয়ে ই–মেইল লেখা যায়। চাইলে এই সহায়তা কাজে লাগাতে পারেন।
আরও পড়ুনজীবন সহজ করবে গুগল ক্রোমের এই ৫ এক্সটেনশন০৯ মার্চ ২০২৫যা এড়িয়ে চলবেনকোনো ইংরেজি শব্দের সংক্ষিপ্ত রূপ বা চ্যাটিংয়ের ভাষা (যেমন: u, plz, tnx) এড়িয়ে চলুন। ইমোজি বা অপ্রাসঙ্গিক ছবি ই–মেইলে যুক্ত করবেন না। সঠিক বানানে ই–মেইল লিখুন। সাধারণ ব্যাকরণ ভুল করা যাবে না। ব্যক্তিগত তথ্য বা আবেগপ্রবণ ভাষা এড়িয়ে চলুন।
ই–মেইলের বডিতে কিছু না লিখে অ্যাটাচমেন্ট পাঠিয়ে দেবেন না। এটিও এক ধরনের অসৌজন্যমূলক আচরণ।
আরও পড়ুনযে ৫ কারণে শুরুতেই বাদ পড়তে পারে আপনার সিভি২৪ সেপ্টেম্বর ২০২৩উৎস: Prothomalo
কীওয়ার্ড: আপন র
এছাড়াও পড়ুন:
গোপালগঞ্জে সংঘর্ষ: এয়ারগানের গুলিতে বিদ্ধসহ আহত ২০
গোপালগঞ্জে পূর্ব শত্রুতা ও আধিপত্যের জের ধরে গোপালগঞ্জে দুই দল গ্রামবাসীর মধ্যে সংঘর্ষে এয়ারগানের গুলিতে বিদ্ধ হয়েছেন ছয় জন। এছাড়া সংঘর্ষে আরো ১৪ জন আহত হয়েছেন।
শুক্রবার (১২ ডিসেম্বর) সকালে গোপালগঞ্জ সদর উপজেলার চর শুকতাইল গ্রামে এ সংঘর্ষের ঘটনা ঘটে।
এয়ারগানের গুলিতে আহতরা হলেন- নয়ন শেখ (২৫), রায়হান সিকদার (৩৫), পারভেজ মোল্লা (৪৫), রুবেল মোল্লা (২৫), আনোয়ার শেখ (২২) ও মেহেদী হাসান (২৪)। এই ছয়জনসহ মোট ১২ জনকে গোপালগঞ্জ ২৫০-শয্যাবিশিষ্ট জেনারেল হাসপাতালে ভর্তি করা হয়েছে।
স্থানীয় সূত্রে জানাগেছে, গতকাল বৃহস্পতিবার রাতে বাবুল মোল্লার লোক আহম্মদ মোল্লা (৫২) ও হাফিজ মোল্লাকে (৫৪) পারভেজ মোল্লার লোকজন মারধর করে। গতকাল রাতে আহতাবস্থায় তাদেরকে গোপালগঞ্জ ২৫০-শয্যাবিশিষ্ট হাসপাতালে ভর্তি করা হয়।
এ ঘটনার জের ধরে আজ সকালে চর শুকতাইল গ্রামে পারভেজ মোল্লার সাথে একই গ্রামের বাবুল মোল্লার লোকজন দেশীয় অস্ত্র-শস্ত্র নিয়ে সংঘর্ষের জড়িয়ে পড়ে। প্রায় ঘণ্টাব্যাপী ধরে চলা সংঘর্ষে উভয় পক্ষের ছয় জন এয়ারগানের গুলিবিদ্ধসহ অন্তত ২০ জন আহত হয়। এদের মধ্যে গুরুতর আহত ১২ জনকে হাসপাতালে ভর্তি করা হয়েছে।
গোপালগঞ্জ সদর থানার অফিসার ইনচার্জ মো. আনিচুর রহমান জানিয়েছেন, পূর্ব শত্রুতা ও আধিপত্য নিয়ে দুই দল গ্রামবাসীর মধ্যে সংঘর্ষের ঘটনা ঘটেছে। এ ঘটনায় ৪/৫ সামান্য আহত হয়েছে। পরে খবর পেয়ে পুলিশ ঘটনাস্থলে গিয়ে পরিস্থিতি নিয়ন্ত্রণে আনে।
তিনি আরো জানান, এ ঘটনায় এখানো কেউ থানায় অভিযোগ দায়ের করেনি। অভিযোগ পেলে ব্যবস্থা গ্রহণ করা হবে।
গোপালগঞ্জ ২৫০-শয্যাবিশিষ্ট জেনারেল হাসপাতালের জরুরি বিভাগের কর্মরত মেডিকেল অফিসার ডা. আসাদুজ্জামান হাওলাদার বলেন, “আমি সকালে ১০ জনের চিকিৎসা দিয়েছি। এরমধ্যে কয়েকজনের শরীর থেকে এয়ারগানের গুলি বের করতে পেরেছি। বাকীদের বের করতে পারিনি। তাদেরকে ভর্তি করা হয়েছে।”
ঢাকা/বাদল/এস
২০১৪ সালের নির্বাচনে কংগ্রেসের পরাজয়ের পেছনে ছিল সিআইএ ও মোসাদ: দাবি দলীয় নেতার