ই–মেইল লেখার সময় যা মাথায় রাখবেন
Published: 20th, April 2025 GMT
এমন কি কখনো হয়েছে, স্রেফ একটা ‘ই–মেইল’ লেখার আলস্যে দারুণ একটা সুযোগ হারিয়েছেন? যদি না হয়ে থাকে, তাহলে আপনি ভাগ্যবান। কারও কারও কাছে ই–মেইল লেখার কাজটাও এত কঠিন যে মনোবিজ্ঞানে ‘ই–মেইল অ্যাংজাইটি’ নামেও একটা নতুন কথার চল শুরু হয়েছে। কী লিখব, কীভাবে লিখব, ভাষাটা কেমন হবে...লেখার আগেই এমন নানা দুশ্চিন্তায় ভোগেন অনেকে।
অবশ্য এই দুশ্চিন্তা একেবারে অমূলকও নয়। একটা ভালো ই–মেইল লিখেই আপনি হয়তো কোনো ভিনদেশি বিশ্ববিদ্যালয়ের অধ্যাপকের মন গলিয়ে ফেলতে পারেন, তাঁর সঙ্গে গবেষণার সুযোগ পেতে পারেন। আবার উল্টোটাও হতে পারে। আপনার হয়তো যোগ্যতা আছে। কিন্তু ই–মেইলে নিজেকে ভালোভাবে উপস্থাপন করতে পারছেন না বলে কাজের সুযোগও হাতছাড়া হয়ে যাচ্ছে। তাই পেশাদার ই–মেইল লেখার চর্চা করতে হবে আগে থেকেই।
এই নিয়েই ঢাকা বিশ্ববিদ্যালয়ের ব্যবসায় প্রশাসন ইনস্টিটিউটের (আইবিএ) অধ্যাপক খালেদ মাহমুদের সঙ্গে কথা হচ্ছিল। তিনি বলেন, ‘ই–মেইল একটি পেশাদার যোগাযোগের মাধ্যম। সঠিকভাবে ই–মেইল লেখার দক্ষতা আপনাকে শুধু শিক্ষাজীবনে নয়, ভবিষ্যতের পেশাগত জীবনেও এগিয়ে রাখবে। ই–মেইলে আপনার ব্যক্তিত্ব, পেশাদারত্ব ও যোগাযোগ দক্ষতা প্রকাশ করুন। ভুল বানান, অসংলগ্ন ভাষা বা অপ্রাসঙ্গিক কথা একটি নেতিবাচক ধারণা তৈরি করতে পারে।’ আরও কিছু পরামর্শ দিয়েছেন খালেদ মাহমুদ। চলুন জেনে নেওয়া যাক।
যেভাবে লিখবেন পেশাদার ই–মেইলসঠিক সাবজেক্ট লাইন দিন: ই–মেইলের বিষয়বস্তু বোঝাতে সাবজেক্ট লাইনে সংক্ষেপে মূল কথা লিখুন। যেমন, Request for Recommendation Letter বা Query Regarding Internship।
উপযুক্ত সম্বোধন ব্যবহার করুন: যদি আপনি শিক্ষককে ই–মেইল করেন, তাহলে শুরুতে ‘Dear Professor’ বা ‘Respected Sir/Madam’ ব্যবহার করুন। নাম জানা থাকলে নাম লিখুন। যেমন: Dear Dr.
নিজের পরিচয় দিন: প্রথমেই সংক্ষেপে আপনার পরিচয় দিন—নাম, বিভাগ, ব্যাচ বা রোল নম্বর উল্লেখ করুন। এতে ই–মেইলের প্রাপক আপনাকে সহজে চিনতে পারবেন।
তিন অনুচ্ছেদে ই–মেইল লিখুন: তিন অনুচ্ছেদের মধ্যে, ২০০-২৫০ শব্দে গুছিয়ে ই–মেইল লিখতে চেষ্টা করুন। প্রাপকের কাছে কী চাচ্ছেন, কী প্রয়োজন, কী তথ্য জানতে আগ্রহী, স্পষ্ট করে লিখুন। প্রয়োজনে বুলেট পয়েন্ট আকারে লিখুন। অপ্রয়োজনীয় তথ্য এড়িয়ে চলুন।
ভদ্রতা বজায় রাখুন: শেষে ধন্যবাদ জ্ঞাপন করুন। Thank you for your time and consideration বা I appreciate your support—এসব বাক্য লিখতে পারেন।
সঠিকভাবে ই–মেইল লেখা শেষ করুন: ই–মেইল লেখা শেষে Sincerely, Best regards, ইত্যাদি লিখে নিজের নাম দিন। প্রয়োজনে এই জায়গায় হোয়াটসঅ্যাপ নম্বরও রাখতে পারেন।
প্রয়োজনে এআই-এর সাহায্য নিন: কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তানির্ভর বিভিন্ন সফটওয়্যার বা ওয়েবসাইটের কল্যাণে গুছিয়ে ই–মেইল লেখা এখন অনেকটাই সহজ হয়ে গেছে। চ্যাটজিপিটির মতো প্ল্যাটফর্মকে সঠিকভাবে নির্দেশনা দিতে পারলে আপনার বক্তব্যটা গুছিয়ে লিখিয়ে নিতে পারবেন। এখন জিমেইলেও এআই-সহায়তা নিয়ে ই–মেইল লেখা যায়। চাইলে এই সহায়তা কাজে লাগাতে পারেন।
আরও পড়ুনজীবন সহজ করবে গুগল ক্রোমের এই ৫ এক্সটেনশন০৯ মার্চ ২০২৫যা এড়িয়ে চলবেনকোনো ইংরেজি শব্দের সংক্ষিপ্ত রূপ বা চ্যাটিংয়ের ভাষা (যেমন: u, plz, tnx) এড়িয়ে চলুন। ইমোজি বা অপ্রাসঙ্গিক ছবি ই–মেইলে যুক্ত করবেন না। সঠিক বানানে ই–মেইল লিখুন। সাধারণ ব্যাকরণ ভুল করা যাবে না। ব্যক্তিগত তথ্য বা আবেগপ্রবণ ভাষা এড়িয়ে চলুন।
ই–মেইলের বডিতে কিছু না লিখে অ্যাটাচমেন্ট পাঠিয়ে দেবেন না। এটিও এক ধরনের অসৌজন্যমূলক আচরণ।
আরও পড়ুনযে ৫ কারণে শুরুতেই বাদ পড়তে পারে আপনার সিভি২৪ সেপ্টেম্বর ২০২৩উৎস: Prothomalo
কীওয়ার্ড: আপন র
এছাড়াও পড়ুন:
মৃত নদী, সিমেন্টের পদ্ম
অস্তিত্বের ছায়ালেখা
একবার যে নিজ হতে হারায়—
তার পদচিহ্নে ঘাস গজায় না আর,
বাতাসও চেনে না তার গন্ধ,
কুয়াশায় ভেসে যায় নামের উচ্চারণ।
সে তখন দাঁড়িয়ে থাকে
অদৃশ্য কোনো সন্ধ্যার পাড়ে,
যেখানে আলো আর অন্ধকার
একই শরীরের দুই নিশ্বাস।
তার চোখে জেগে থাকে শূন্য,
যেন সময়ের ভেতর সময়ের প্রতিধ্বনি—
সে আর ‘আমি’ নয়,
সে এক অবিরাম নীরবতার জনপদ।
একবার যে নিজ হতে হারায়,
সে আর কারোর নয়—
সে তখন নদীর অস্থিরতায় মিশে যায়,
অথবা বাতাসের অচেনা এক দার্শনিক প্রশ্ন হয়ে থাকে।
গল্পগুলো এমন কেন সত্যগুলো হারিয়ে ফেলে,
যেমন নদী নিজের স্রোতে নিজেরই ছায়া মুছে দেয়।
অচেতন এক আনুগত্যে সময় আসে—নীরব হাত বাড়িয়ে,
এক এক করে পুরোনো অঙ্গীকার লোপ করে নিয়ে যায়।
সত্য থাকে কোথাও—ছায়ার আড়ালে,নিস্তব্ধ
শব্দের মধ্যে, মন—নীরবতার গভীরে কিংবা অস্তিত্বের অন্তঃস্থ গভীর ভাষায়।
কিন্তু গল্পেরা, তারা চুপচাপ আসে—
সেই সত্যকে মাখিয়ে দেয় মায়ার রঙে, যেন হোলি খেলে চলে
পরতে পরতে অচেনা ভুবনে।
এক ভুবনে রূপান্তরিত করে যেখানে আমাদের স্মৃতি সুখের মতো বিরামহীন।
আমরা হাসি—আমরা ভুলে যাই,
কারণ গল্পগুলো সুন্দর, কিন্তু সত্য হয় চির অস্থায়ী;
অন্তহীন এক ধ্রুবতারা, যা শুধুই চায় নিজেকে হারিয়ে দিতে।
তুমি কে—জানি না,
তবু প্রতিটি রূপে
তোমাকেই খুঁজি।
চুম্বনের আড়ালে তুমি,
আধো ঘুমের স্বপ্নে তুমি,
প্রতিটি ভালোবাসার ভেতরে
তোমার ছায়া।
প্রেম এক—
পাত্র অনেক।
মদ অমর,
কিন্তু পেয়ালা বদলায়।
তাই জন্মে জন্মে,
না-পাওয়ার আগুনে জ্বলি—
আমি নীরবে,
তুমি আমার চিরন্তন প্রিয়।
তোমার ছায়া ছুঁয়ে দেখি
প্রতিটি চোখের ভেতর,
তবু তুমি অধরা—
আকাশের তারার মতো দূর,
বুকের ভেতরে জ্বলন্ত আগুনের মতো কাছে।
যত রূপ দেখি পৃথিবীতে—
সব তোমারই অচেনা আয়না।
প্রতিটি স্পর্শে তোমার অনুপস্থিতি,
প্রতিটি প্রেমে
তোমার অনন্ত উপস্থিতি।
রাত এখন রাষ্ট্রের সম্পত্তি,
অন্ধকারে টহল দেয় বিজ্ঞাপন।
ঘুম নয়—
আমাদের চোখে ঢুকে পড়ে নতুন অফারের পর্দা।
দেশ নামের শব্দটা এখন ডেটা সেন্টারে বন্দী,
মানুষ নামের উপাত্ত বিক্রি হয় প্রতি বাইটে,
মায়ের কোলে জন্ম নেয় ক্যামেরার ফ্ল্যাশ।
রাস্তার পাশে মৃত নদী—
তার বুকে গজিয়েছে সিমেন্টের পদ্ম,
তবু কেউ বলে—উন্নয়ন হচ্ছে,
কারণ ধ্বংসেরও আজ একটা সুন্দর ভাষা আছে।
আমরা সবাই চাকর—
কখনো স্ক্রিনের, কখনো টাকার, কখনো তেলের গন্ধের।
শিশুরা শেখে: ভবিষ্যৎ মানে পাসওয়ার্ড,
আর ন্যায় মানে ফাইল নং ৩৭৪বি।
আমি বুঝি—
আমি ভুল কালে জন্মেছি,
আমার ভাষা পুরোনো, আমার রাগ অচল।
যখন মানুষের চোখে জল ছিল,
যখন মৃত্যু মানে ছিল ভয় নয়, প্রার্থনা।
এখানে ক্ষুধা মানে পেট নয়, ক্ষুধা মানে ক্ষমতা,
ভালোবাসা মানে ট্রেন্ড,
আর সত্য মানে—যে কথা সবচেয়ে জোরে বাজে।
আমি বুঝি—
ভুল সময়ে জন্মেছি,
এই সময় আমার নয়।
এখানে করুণা বিক্রি হয় কেজি দরে,
বিশ্বাসের বাজারে ছারপোকা ঘুরে বেড়ায়,
আর দেবতারাও আজ পে-স্লিপে বাঁধা।
আমি হয়তো আসিনি আগেভাগে,
সময়টাই এসেছিল দেরিতে—
যখন মানুষ হয়ে বাঁচা এক দোষ,
আর মিথ্যে হয়ে ওঠা একমাত্র মুক্তি।
এখন মৃত্যু কেবল একটি সহজ সংবাদ,
এবং জীবন—এক অঘোষিত জরুরি অবস্থা।
বেলা গেল বয়ে
সময়ের ধোঁয়াশায়,
আসা-যাওয়ার খেলায়
প্রৌঢ় বিকেলের ক্লান্তি।
চেয়ে দেখি—
আরও এক নতুন জীবন,
যেন মৃত্যুর অন্ধকার গলি পেরিয়ে
অপর প্রান্তে আলোর ঝলকানি।
দিনের শেষে ক্লান্ত শরীর বলে,
সব শেষ হয়নি—
অন্তরালে লুকানো রয়েছে
এক নবতর জাগরণের প্রতিশ্রুতি।
বেলা ফুরোয়,
কিন্তু সময় থামে না;
মৃত্যুরও ওপারে
বয়ে চলে জীবনের স্রোত।
ধানের শীষের প্রচারণায় বিএনপির দুই নারী কর্মীকে মারধরের অভিযোগ জামায়াত কর্মীর বিরুদ্ধে