ই–মেইল লেখার সময় যা মাথায় রাখবেন
Published: 20th, April 2025 GMT
এমন কি কখনো হয়েছে, স্রেফ একটা ‘ই–মেইল’ লেখার আলস্যে দারুণ একটা সুযোগ হারিয়েছেন? যদি না হয়ে থাকে, তাহলে আপনি ভাগ্যবান। কারও কারও কাছে ই–মেইল লেখার কাজটাও এত কঠিন যে মনোবিজ্ঞানে ‘ই–মেইল অ্যাংজাইটি’ নামেও একটা নতুন কথার চল শুরু হয়েছে। কী লিখব, কীভাবে লিখব, ভাষাটা কেমন হবে...লেখার আগেই এমন নানা দুশ্চিন্তায় ভোগেন অনেকে।
অবশ্য এই দুশ্চিন্তা একেবারে অমূলকও নয়। একটা ভালো ই–মেইল লিখেই আপনি হয়তো কোনো ভিনদেশি বিশ্ববিদ্যালয়ের অধ্যাপকের মন গলিয়ে ফেলতে পারেন, তাঁর সঙ্গে গবেষণার সুযোগ পেতে পারেন। আবার উল্টোটাও হতে পারে। আপনার হয়তো যোগ্যতা আছে। কিন্তু ই–মেইলে নিজেকে ভালোভাবে উপস্থাপন করতে পারছেন না বলে কাজের সুযোগও হাতছাড়া হয়ে যাচ্ছে। তাই পেশাদার ই–মেইল লেখার চর্চা করতে হবে আগে থেকেই।
এই নিয়েই ঢাকা বিশ্ববিদ্যালয়ের ব্যবসায় প্রশাসন ইনস্টিটিউটের (আইবিএ) অধ্যাপক খালেদ মাহমুদের সঙ্গে কথা হচ্ছিল। তিনি বলেন, ‘ই–মেইল একটি পেশাদার যোগাযোগের মাধ্যম। সঠিকভাবে ই–মেইল লেখার দক্ষতা আপনাকে শুধু শিক্ষাজীবনে নয়, ভবিষ্যতের পেশাগত জীবনেও এগিয়ে রাখবে। ই–মেইলে আপনার ব্যক্তিত্ব, পেশাদারত্ব ও যোগাযোগ দক্ষতা প্রকাশ করুন। ভুল বানান, অসংলগ্ন ভাষা বা অপ্রাসঙ্গিক কথা একটি নেতিবাচক ধারণা তৈরি করতে পারে।’ আরও কিছু পরামর্শ দিয়েছেন খালেদ মাহমুদ। চলুন জেনে নেওয়া যাক।
যেভাবে লিখবেন পেশাদার ই–মেইলসঠিক সাবজেক্ট লাইন দিন: ই–মেইলের বিষয়বস্তু বোঝাতে সাবজেক্ট লাইনে সংক্ষেপে মূল কথা লিখুন। যেমন, Request for Recommendation Letter বা Query Regarding Internship।
উপযুক্ত সম্বোধন ব্যবহার করুন: যদি আপনি শিক্ষককে ই–মেইল করেন, তাহলে শুরুতে ‘Dear Professor’ বা ‘Respected Sir/Madam’ ব্যবহার করুন। নাম জানা থাকলে নাম লিখুন। যেমন: Dear Dr.
নিজের পরিচয় দিন: প্রথমেই সংক্ষেপে আপনার পরিচয় দিন—নাম, বিভাগ, ব্যাচ বা রোল নম্বর উল্লেখ করুন। এতে ই–মেইলের প্রাপক আপনাকে সহজে চিনতে পারবেন।
তিন অনুচ্ছেদে ই–মেইল লিখুন: তিন অনুচ্ছেদের মধ্যে, ২০০-২৫০ শব্দে গুছিয়ে ই–মেইল লিখতে চেষ্টা করুন। প্রাপকের কাছে কী চাচ্ছেন, কী প্রয়োজন, কী তথ্য জানতে আগ্রহী, স্পষ্ট করে লিখুন। প্রয়োজনে বুলেট পয়েন্ট আকারে লিখুন। অপ্রয়োজনীয় তথ্য এড়িয়ে চলুন।
ভদ্রতা বজায় রাখুন: শেষে ধন্যবাদ জ্ঞাপন করুন। Thank you for your time and consideration বা I appreciate your support—এসব বাক্য লিখতে পারেন।
সঠিকভাবে ই–মেইল লেখা শেষ করুন: ই–মেইল লেখা শেষে Sincerely, Best regards, ইত্যাদি লিখে নিজের নাম দিন। প্রয়োজনে এই জায়গায় হোয়াটসঅ্যাপ নম্বরও রাখতে পারেন।
প্রয়োজনে এআই-এর সাহায্য নিন: কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তানির্ভর বিভিন্ন সফটওয়্যার বা ওয়েবসাইটের কল্যাণে গুছিয়ে ই–মেইল লেখা এখন অনেকটাই সহজ হয়ে গেছে। চ্যাটজিপিটির মতো প্ল্যাটফর্মকে সঠিকভাবে নির্দেশনা দিতে পারলে আপনার বক্তব্যটা গুছিয়ে লিখিয়ে নিতে পারবেন। এখন জিমেইলেও এআই-সহায়তা নিয়ে ই–মেইল লেখা যায়। চাইলে এই সহায়তা কাজে লাগাতে পারেন।
আরও পড়ুনজীবন সহজ করবে গুগল ক্রোমের এই ৫ এক্সটেনশন০৯ মার্চ ২০২৫যা এড়িয়ে চলবেনকোনো ইংরেজি শব্দের সংক্ষিপ্ত রূপ বা চ্যাটিংয়ের ভাষা (যেমন: u, plz, tnx) এড়িয়ে চলুন। ইমোজি বা অপ্রাসঙ্গিক ছবি ই–মেইলে যুক্ত করবেন না। সঠিক বানানে ই–মেইল লিখুন। সাধারণ ব্যাকরণ ভুল করা যাবে না। ব্যক্তিগত তথ্য বা আবেগপ্রবণ ভাষা এড়িয়ে চলুন।
ই–মেইলের বডিতে কিছু না লিখে অ্যাটাচমেন্ট পাঠিয়ে দেবেন না। এটিও এক ধরনের অসৌজন্যমূলক আচরণ।
আরও পড়ুনযে ৫ কারণে শুরুতেই বাদ পড়তে পারে আপনার সিভি২৪ সেপ্টেম্বর ২০২৩উৎস: Prothomalo
কীওয়ার্ড: আপন র
এছাড়াও পড়ুন:
ওয়াশিংটনের সঙ্গে বাণিজ্যচুক্তি, আবার পুতিনকেও উষ্ণ অভ্যর্থনা: একসঙ্গে দুই কূল কি রাখতে পারবে ভারত
রাশিয়ার প্রেসিডেন্ট ভ্লাদিমির পুতিন দুই দিনের সফরে ভারতে পৌঁছেছেন। বৃহস্পতিবার সন্ধ্যায় নয়াদিল্লিতে পৌঁছানোর পর দেশটির বিমানবাহিনীর পালাম ঘাঁটিতে প্রধানমন্ত্রী নরেন্দ্র মোদি জাঁকজমকপূর্ণ ও আনুষ্ঠানিক আয়োজনের মাধ্যমে তাঁকে স্বাগত জানান। শুক্রবার দুজন শীর্ষ বৈঠকে মিলিত হবেন।
তিন বছর আগে ইউক্রেনের সঙ্গে রাশিয়ার যুদ্ধ শুরু করার পর প্রেসিডেন্ট পুতিনের এটাই প্রথম ভারত সফর। সর্বশেষ ২০২১ সালের ডিসেম্বের নয়াদিল্লি সফর করেন তিনি।
এবারের সফরে নরেন্দ্র মোদির সঙ্গে সাক্ষাতের পাশাপাশি ২৩তম রাশিয়া-ভারত বার্ষিক সম্মেলনে অংশ নেবেন পুতিন। শুক্রবার শীর্ষ বৈঠকের আগে পুতিনকে ভারতের রাষ্ট্রপতি ভবনে আনুষ্ঠানিকভাবে স্বাগত জানানো হবে। পরে তিনি নয়াদিল্লির হায়দরাবাদ হাউসে মধ্যাহ্নভোজে অংশ নেবেন। এ হায়দরাবাদ হাউসেই পুতিন অবস্থান করবেন।
ভারতের মস্কোর দিকে ঝুঁকে পড়ার শুরু হয় ১৯৭০-এর দশকে। তা হয় ভারতের প্রধান প্রতিপক্ষ পাকিস্তানকে ওয়াশিংটন সামরিক ও আর্থিক সহায়তা বাড়াতে থাকায়। তখন রাশিয়া ভারতকে অস্ত্র সরবরাহ করতে শুরু করে এবং মস্কো ভারতের কাছে একটি নির্ভরযোগ্য বন্ধুরাষ্ট্র হয়ে ওঠে। রাশিয়ার এই ভূমিকাকে এখনো মূল্যায়ন করে ভারত।পুতিনকে যে ধরনের আড়ম্বরপূর্ণ আয়োজনের সঙ্গে বরণ করে নেওয়া হলো, তেমন আনুষ্ঠানিকতা কেবল নয়াদিল্লি তাঁর ঘনিষ্ঠ মিত্রদের সৌজন্যেই দেখায়। এরপরও মোদি একইসঙ্গে পুতিনের রাশিয়ার প্রধান প্রতিদ্বন্দ্বী যুক্তরাষ্ট্রের সঙ্গে একটি গভীর কৌশলগত অংশীদারত্ব বজায় রেখে চলার চেষ্টা চালিয়ে যাচ্ছেন।
এটাই ভারতের কূটনীতির বিশেষ দিক। একদিকে রাশিয়ার উন্নত প্রযুক্তির যুদ্ধবিমান ও সাশ্রয়ী দামে জ্বালানি তেল কেনা এবং স্নায়ুযুদ্ধের সময়ে গড়ে ওঠা দৃঢ় বন্ধুত্ব ধরে রাখা। অন্যদিকে প্রযুক্তি, বাণিজ্য ও বিনিয়োগে যুক্তরাষ্ট্রের সহযোগিতা এবং প্রেসিডেন্ট ডোনাল্ড ট্রাম্প আরোপিত বর্ধিত শুল্ক প্রত্যাহার করবেন বলে আশা করা।
পুতিনের ইউক্রেন আক্রমণের পর ভারত তার কৌশলগত সম্পদ (বিশাল বাজার এবং ভারত-প্রশান্ত মহাসাগরীয় অঞ্চলে গুরুত্বপূর্ণ ভৌগোলিক অবস্থান) কাজে লাগিয়ে হোয়াইট হাউস ও ক্রেমলিন দুই পক্ষেরই মনোযোগ আকর্ষণ করেছে।
তবে যুদ্ধ শুরুর পর পুতিন প্রথম ভারত সফরে এলেন এমন সময়ে, যখন মোদি একটি উদ্বেগজনক সময় পার করছেন।
নয়াদিল্লি এখন ওয়াশিংটনের সঙ্গে খুবই প্রয়োজনীয় বাণিজ্যচুক্তি নিয়ে আলোচনা করছে। কারণ, যুক্তরাষ্ট্র ভারতের ওপর ৫০ শতাংশ শুল্ক আরোপ করেছে। এই শুল্কের অর্ধেকই আরোপিত হয়েছে ছাড় মূল্যে রাশিয়ার তেল কেনা অব্যাহত রাখায় নয়াদিল্লির জন্য ওয়াশিংটনের সরাসরি শাস্তিমূলক ব্যবস্থা হিসেবে।
নয়াদিল্লি সম্প্রতি ওয়াশিংটনকে সন্তুষ্ট করতে কিছু উদ্যোগ নিয়েছে। তারা রাশিয়ান তেল কেনা কমিয়েছে এবং যুক্তরাষ্ট্র থেকে ২২ লাখ মেট্রিক টন তরলীকৃত পেট্রোলিয়াম গ্যাস (এলপিজি) কিনতে রাজি হয়েছে।
এরপরও পুতিনের এবারের সফরে যে বিষয়টি অগ্রাধিকার পাবে, তা হলো মস্কোর সঙ্গে আরও প্রতিরক্ষা চুক্তি—অস্ত্র কেনা, যেটাকে পাকিস্তান ও চীনের কাছ থেকে নিজের রক্ষার জন্য অত্যন্ত জরুরি বলে মনে করে ভারত। সাম্প্রতিক বছরগুলোতে পাকিস্তান ও চীন দুই দেশের সঙ্গেই ভারতের সীমান্ত উত্তেজনা বেড়েছে।
ভারতকে কত জটিল এক পরিবেশের মধ্যে পথ চলতে হয়, তা এ বিষয়ে বোঝা যায়: রাশিয়া চীনেরও ঘনিষ্ঠ অংশীদার, আবার পাকিস্তানের অস্ত্রশস্ত্রের প্রধান উৎসগুলোর একটি বেইজিং।
পুতিনের জন্য লালগালিচা বিছিয়ে নয়াদিল্লি পশ্চিমা বিশ্ব ও চীন দুই পক্ষকেই এই বার্তা দিচ্ছে যে ভারতের ‘বিকল্প আছে’, এমনটাই মনে করছেন অশোকা বিশ্ববিদ্যালয়ের আন্তর্জাতিক সম্পর্ক বিভাগের ভিজিটিং প্রফেসর কান্তি বাজপেয়ী।
প্রফেসর কান্তি বাজপেয়ী বলেন, এটা একটা ইঙ্গিত যে ভারত রাশিয়ার সঙ্গেই থাকতে চাচ্ছে, যদিও মস্কো ব্যাপকভাবে আন্তর্জাতিক সমালোচনার মুখে রয়েছে। আন্তর্জাতিক সম্পর্কের এই অধ্যাপকের মতে, তেল আর অস্ত্রের বাইরে এটা একধরনের কূটনৈতিক কৌশল, বেইজিং ও ওয়াশিংটনকে দেখানো যে দিল্লির হাতে তৃতীয় বিকল্প আছে। আর এতে তার দর–কষাকষির সুযোগও আরেকটু বাড়ে।
পরীক্ষিত বন্ধুত্বরাশিয়ার সঙ্গে ভারতের ঘনিষ্ঠ সম্পর্ক গড়ে উঠেছিল স্নায়ুযুদ্ধের সময়, যখন সদ্য স্বাধীন দেশটি আনুষ্ঠানিকভাবে ‘জোটনিরপক্ষ’ ছিল, কিন্তু নতুন রাষ্ট্র হিসেবে পথচলার শুরুতে শিল্প খাত ও অর্থনীতিতে সোভিয়েত ইউনিয়নের অনেক সহায়তা পেয়েছিল।
অবশ্য ভারতের মস্কোর দিকে ঝুঁকে পড়ার শুরু হয় ১৯৭০-এর দশকে। তা হয় ভারতের প্রধান প্রতিপক্ষ পাকিস্তানকে ওয়াশিংটন সামরিক ও আর্থিক সহায়তা বাড়াতে থাকায়। তখন রাশিয়া ভারতকে অস্ত্র সরবরাহ করতে শুরু করে এবং মস্কো ভারতের কাছে একটি নির্ভরযোগ্য বন্ধুরাষ্ট্র হয়ে ওঠে। রাশিয়ার এ ভূমিকাকে এখনো মূল্যায়ন করে ভারত।
বিশ্বে অস্ত্র বিক্রির ওপর নজর রাখা চিন্তনপ্রতিষ্ঠান স্টকহোম ইন্টারন্যাশনাল পিস রিসার্চ ইনস্টিটিউটের (এসআইপিআরই) তথ্যমতে, গত চার বছরে রাশিয়ার কাছ থেকে ভারতের অস্ত্র কেনা কমলেও মস্কো এখনো দেশটির প্রধান সামরিক সরবরাহকারীর অবস্থানে রয়েছে।
এসব রুশ সামরিক সরঞ্জামের বড় অংশই কেনা হয়েছে ভারতের প্রতিপক্ষ হিসেবে থাকা চীনের দিকে নজর রেখে। অবশ্য চীন সাম্প্রতিক বছরগুলোতে মস্কোর ঘনিষ্ঠ অংশীদারগুলোর একটি হিসেবে আবির্ভূত হয়েছে। এই দেশের সঙ্গে ভারতের দীর্ঘদিনের সীমান্ত উত্তেজনা রয়েছে।এসব রুশ সামরিক সরঞ্জামের বড় অংশই কেনা হয়েছে ভারতের প্রতিপক্ষ হিসেবে থাকা চীনের দিকে নজর রেখে। অবশ্য চীন সাম্প্রতিক বছরগুলোতে মস্কোর ঘনিষ্ঠ অংশীদারগুলোর একটি হিসেবে আবির্ভূত হয়েছে। এ দেশের সঙ্গে ভারতের দীর্ঘদিনের সীমান্ত উত্তেজনা রয়েছে।
অন্যদিকে বেইজিং ভারতের বৈরী দেশ পাকিস্তানের বড় অস্ত্র সরবরাহকারী, যার মধ্যে জঙ্গিবিমানও রয়েছে। পাকিস্তানের সেনাবাহিনী বলেছে, এ বছরের শুরুতে সীমান্তে সংক্ষিপ্ত সংঘর্ষের সময় ভারতের যুদ্ধবিমানকে গুলি করে ভূপাতিত করতে তারা এটা (চীনা জঙ্গিবিমান) ব্যবহার করেছিল। পাকিস্তানি কর্মকর্তাদের ভাষ্যমতে, ভারতের যেসব যুদ্ধবিমান ভূপাতিত করা হয়েছিল, সেগুলোর একটি ছিল রাশিয়া নির্মিত সুখোই এসইউ-৩০।
রয়টার্সের তথ্যমতে, বর্তমানে ভারতের ২৯টি যুদ্ধবিমানের মধ্যে বেশির ভাগই রাশিয়ান সুখোই এসইউ-৩০ যুদ্ধবিমান।
ক্রেমলিনের মুখপাত্র দিমিত্রি পেসকভ মঙ্গলবার সাংবাদিকদের বলেছেন, এই সপ্তাহে রাশিয়ার সঙ্গে (ভারতের) আলোচনা সম্ভবত তাদের সবচেয়ে উন্নত প্রযুক্তির যুদ্ধবিমান এসইউ-৫৭–এর জন্য সম্ভাব্য অস্ত্র চুক্তি নিয়ে হবে।
কিন্তু সাম্প্রতিক মাসগুলোতে মস্কোর সঙ্গে নয়াদিল্লির অর্থনৈতিক সম্পর্ক বারবার শিরোনামে এসেছে, যা সবচেয়ে বড় মাথাব্যথার কারণ হয়ে দাঁড়িয়েছে।
২০২২ সালে রাশিয়া ইউক্রেনে হামলা শুরু করার পর পশ্চিমারা নিষেধাজ্ঞা দিলে রাশিয়ার তেলের দাম দ্রুত কমতে থাকে, ভারত সেই সুযোগ লুফে নেয়। বিকাশমান অর্থনীতিতে রসদ জোগানো এবং দেশের ১৪০ কোটি মানুষকে সহায়তার জন্য আগ্রহী ভারত রাশিয়ার অপরিশোধিত জ্বালানি তেল কেনা ব্যাপকভাবে বাড়ায়। দেশটি ক্রেমলিনের শীর্ষ রপ্তানিকারক দেশের একটি হয়ে ওঠে।
পশ্চিমাদের সমালোচনার জবাবে ভারত বারবার বলেছে, দেশের জনগণ ও অর্থনীতির প্রতিই তাদের প্রথম দায়িত্ব।
নয়াদিল্লিভিত্তিক চিন্তনপ্রতিষ্ঠান অবজারভার রিসার্চ ফাউন্ডেশনের (ওআরএফ) ডিস্টিংগুইশড ফেলো নন্দন উন্নিকৃষ্ণনান বলেন, ‘আমাদের কোটি কোটি দরিদ্র মানুষ আছে। তাদের দারিদ্র্যসীমার বাইরে নিয়ে আসা দরকার…আর সেটা করতে গেলে ভারতের সব বড় শক্তির সঙ্গে একটি পরিশীলিত কর্মসম্পর্ক বজায় রাখা প্রয়োজন।’
কিন্তু গত আগস্টে ট্রাম্পের ধৈর্য কমে আসে এবং তিনি ভারতের পণ্যে ৫০ শতাংশ শুল্ক আরোপ করলেন। এটা ছিল ওয়াশিংটনের সঙ্গে বাণিজ্যঘাটতি, পাশাপাশি রাশিয়ার তেল কেনার শাস্তি।
এরপর অক্টোবরে ট্রাম্প রাশিয়ার দুটি বৃহত্তম তেল কোম্পানির ওপর নিষেধাজ্ঞা ঘোষণা করেন, যা ভারতে বিভিন্ন দপ্তরে ধাক্কার মতো হয়ে আসে। ভারতের বাণিজ্য ও তেল পরিশোধন–সংশ্লিষ্ট সূত্রগুলো রয়টার্সকে জানিয়েছে, ডিসেম্বর মাসে দেশটির তেল আমদানি কমে অন্তত তিন বছরের মধ্যে সর্বনিম্ন স্তরে নামতে যাচ্ছে।
ওয়াশিংটনের আর্থিক চাপ শুধু সম্পর্কেই টান দিচ্ছে না, বরং বেইজিংয়ের সঙ্গে নয়াদিল্লির উত্তেজনা প্রশমনও যেন দ্রুত এগিয়ে নিচ্ছে বলে মনে হচ্ছে। ভারতের ওপর ট্রাম্পের শুল্ক কার্যকর হওয়ার কয়েক দিনের মধ্যেই একটি সম্মেলনে যোগ দিতে মোদি সাত বছরের মধ্যে প্রথমবারের মতো চীনে যান। চীনের প্রেসিডেন্ট সি চিন পিংয়ের সেই সম্মেলন আয়োজনের লক্ষ্য ছিল, পশ্চিমাদের পাল্টায় বৈশ্বিক নেতৃত্ব দিতে বেইজিংয়ের সমক্ষতা তুলে ধরা।
সেই সম্মেলনেই মোদি ও পুতিনের সর্বশেষ সাক্ষাৎ হয়। ক্যামেরার সামনে দাঁড়িয়ে দুজন হাসি দিয়ে উষ্ণ ও দৃঢ় করমর্দন করেন, এরপর জনসমাগম থেকে সরে গিয়ে রুশ প্রেসিডেন্টের লিমুজিনে বসে প্রায় এক ঘণ্টার একটি ব্যক্তিগত বৈঠক করেন।
জমি বন্দোবস্ত নিয়ে স্কুলে যাওয়ার রাস্তায় বাড়ি নির্মাণ, গাছতলায় পাঠদান