ই–মেইল লেখার সময় যা মাথায় রাখবেন
Published: 20th, April 2025 GMT
এমন কি কখনো হয়েছে, স্রেফ একটা ‘ই–মেইল’ লেখার আলস্যে দারুণ একটা সুযোগ হারিয়েছেন? যদি না হয়ে থাকে, তাহলে আপনি ভাগ্যবান। কারও কারও কাছে ই–মেইল লেখার কাজটাও এত কঠিন যে মনোবিজ্ঞানে ‘ই–মেইল অ্যাংজাইটি’ নামেও একটা নতুন কথার চল শুরু হয়েছে। কী লিখব, কীভাবে লিখব, ভাষাটা কেমন হবে...লেখার আগেই এমন নানা দুশ্চিন্তায় ভোগেন অনেকে।
অবশ্য এই দুশ্চিন্তা একেবারে অমূলকও নয়। একটা ভালো ই–মেইল লিখেই আপনি হয়তো কোনো ভিনদেশি বিশ্ববিদ্যালয়ের অধ্যাপকের মন গলিয়ে ফেলতে পারেন, তাঁর সঙ্গে গবেষণার সুযোগ পেতে পারেন। আবার উল্টোটাও হতে পারে। আপনার হয়তো যোগ্যতা আছে। কিন্তু ই–মেইলে নিজেকে ভালোভাবে উপস্থাপন করতে পারছেন না বলে কাজের সুযোগও হাতছাড়া হয়ে যাচ্ছে। তাই পেশাদার ই–মেইল লেখার চর্চা করতে হবে আগে থেকেই।
এই নিয়েই ঢাকা বিশ্ববিদ্যালয়ের ব্যবসায় প্রশাসন ইনস্টিটিউটের (আইবিএ) অধ্যাপক খালেদ মাহমুদের সঙ্গে কথা হচ্ছিল। তিনি বলেন, ‘ই–মেইল একটি পেশাদার যোগাযোগের মাধ্যম। সঠিকভাবে ই–মেইল লেখার দক্ষতা আপনাকে শুধু শিক্ষাজীবনে নয়, ভবিষ্যতের পেশাগত জীবনেও এগিয়ে রাখবে। ই–মেইলে আপনার ব্যক্তিত্ব, পেশাদারত্ব ও যোগাযোগ দক্ষতা প্রকাশ করুন। ভুল বানান, অসংলগ্ন ভাষা বা অপ্রাসঙ্গিক কথা একটি নেতিবাচক ধারণা তৈরি করতে পারে।’ আরও কিছু পরামর্শ দিয়েছেন খালেদ মাহমুদ। চলুন জেনে নেওয়া যাক।
যেভাবে লিখবেন পেশাদার ই–মেইলসঠিক সাবজেক্ট লাইন দিন: ই–মেইলের বিষয়বস্তু বোঝাতে সাবজেক্ট লাইনে সংক্ষেপে মূল কথা লিখুন। যেমন, Request for Recommendation Letter বা Query Regarding Internship।
উপযুক্ত সম্বোধন ব্যবহার করুন: যদি আপনি শিক্ষককে ই–মেইল করেন, তাহলে শুরুতে ‘Dear Professor’ বা ‘Respected Sir/Madam’ ব্যবহার করুন। নাম জানা থাকলে নাম লিখুন। যেমন: Dear Dr.
নিজের পরিচয় দিন: প্রথমেই সংক্ষেপে আপনার পরিচয় দিন—নাম, বিভাগ, ব্যাচ বা রোল নম্বর উল্লেখ করুন। এতে ই–মেইলের প্রাপক আপনাকে সহজে চিনতে পারবেন।
তিন অনুচ্ছেদে ই–মেইল লিখুন: তিন অনুচ্ছেদের মধ্যে, ২০০-২৫০ শব্দে গুছিয়ে ই–মেইল লিখতে চেষ্টা করুন। প্রাপকের কাছে কী চাচ্ছেন, কী প্রয়োজন, কী তথ্য জানতে আগ্রহী, স্পষ্ট করে লিখুন। প্রয়োজনে বুলেট পয়েন্ট আকারে লিখুন। অপ্রয়োজনীয় তথ্য এড়িয়ে চলুন।
ভদ্রতা বজায় রাখুন: শেষে ধন্যবাদ জ্ঞাপন করুন। Thank you for your time and consideration বা I appreciate your support—এসব বাক্য লিখতে পারেন।
সঠিকভাবে ই–মেইল লেখা শেষ করুন: ই–মেইল লেখা শেষে Sincerely, Best regards, ইত্যাদি লিখে নিজের নাম দিন। প্রয়োজনে এই জায়গায় হোয়াটসঅ্যাপ নম্বরও রাখতে পারেন।
প্রয়োজনে এআই-এর সাহায্য নিন: কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তানির্ভর বিভিন্ন সফটওয়্যার বা ওয়েবসাইটের কল্যাণে গুছিয়ে ই–মেইল লেখা এখন অনেকটাই সহজ হয়ে গেছে। চ্যাটজিপিটির মতো প্ল্যাটফর্মকে সঠিকভাবে নির্দেশনা দিতে পারলে আপনার বক্তব্যটা গুছিয়ে লিখিয়ে নিতে পারবেন। এখন জিমেইলেও এআই-সহায়তা নিয়ে ই–মেইল লেখা যায়। চাইলে এই সহায়তা কাজে লাগাতে পারেন।
আরও পড়ুনজীবন সহজ করবে গুগল ক্রোমের এই ৫ এক্সটেনশন০৯ মার্চ ২০২৫যা এড়িয়ে চলবেনকোনো ইংরেজি শব্দের সংক্ষিপ্ত রূপ বা চ্যাটিংয়ের ভাষা (যেমন: u, plz, tnx) এড়িয়ে চলুন। ইমোজি বা অপ্রাসঙ্গিক ছবি ই–মেইলে যুক্ত করবেন না। সঠিক বানানে ই–মেইল লিখুন। সাধারণ ব্যাকরণ ভুল করা যাবে না। ব্যক্তিগত তথ্য বা আবেগপ্রবণ ভাষা এড়িয়ে চলুন।
ই–মেইলের বডিতে কিছু না লিখে অ্যাটাচমেন্ট পাঠিয়ে দেবেন না। এটিও এক ধরনের অসৌজন্যমূলক আচরণ।
আরও পড়ুনযে ৫ কারণে শুরুতেই বাদ পড়তে পারে আপনার সিভি২৪ সেপ্টেম্বর ২০২৩উৎস: Prothomalo
কীওয়ার্ড: আপন র
এছাড়াও পড়ুন:
সন্তান জন্মে কেন সি সেকশন দরকার হয়
প্রশ্ন
আমি ৩৪ বছরের একজন নারী। ৩১ বছর বয়সে সি সেকশনে আমার প্রথম সন্তান হয়েছে। এখন আরেকটি সন্তান নিতে চাচ্ছি। ঠিক কত বছর পর আবার বাচ্চা নেব বুঝতে পারছি না। ভয় লাগছে যে আবার যদি সি সেকশন হয়, তাহলে ভবিষ্যতে কোনো সমস্যা হবে কি না। আমাকে একটু বিশেষজ্ঞ চিকিৎসকের পরামর্শ দিয়ে সাহায্য করবেন।
রুনি, কুমিল্লা।
পরামর্শআপনি উল্লেখ করেছেন, আপনার বয়স এখন ৩৪ বছর, এ বয়সে গর্ভধারণে কোনো অসুবিধা হবে না। সন্তান গ্রহণের জন্য বয়স খুবই গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। আপনার বয়স যত বাড়তে থাকবে, গর্ভধারণের ক্ষেত্রেও জটিলতার পরিমাণ ততই বাড়তে পারে। তাই পরবর্তী সন্তান নিতে চাইলে আর দেরি করবেন না।
লিখেছেন প্রথম সন্তান সিজারিয়ান পদ্ধতিতে প্রসব হয়েছিল। কিন্তু কেন সিজারিয়ান পদ্ধতির প্রয়োজন হয়েছিল, তা বলেননি। অনেক সময় গর্ভের শিশু ও অন্তঃসত্ত্বা—দুজনের ক্ষেত্রেই জটিলতা দেখা দিলে সি সেকশনে যেতে হয়। আপনার ক্ষেত্রে কী ধরনের সমস্যা হয়েছিল, উল্লেখ করলে ভালো হতো।
আপনার পরবর্তী সন্তানের ক্ষেত্রেও সিজারিয়ান পদ্ধতির প্রয়োজন হবে কি না, তার আগে জেনে নিতে হবে কেন এই পদ্ধতি গ্রহণ করা হয়। উল্লেখযোগ্য কারণগুলোর মধ্য রয়েছে—
গর্ভে শিশুর অবস্থান স্বাভাবিক না থাকলে, মায়ের পেলভিস শিশুর আকারের তুলনায় ছোট হলে, প্রসবের সময় শিশুর হৃৎস্পন্দন কমে গেলে কিংবা অক্সিজেনের অভাব হলে। প্রসববেদনা দীর্ঘস্থায়ী হলে বা জরায়ুমুখ ঠিকমতো না খুললেও সি সেকশনে যেতে হতে পারে। অন্তঃসত্ত্বা মায়ের কোনো রোগব্যাধি বা শারীরিক জটিলতা; যেটি প্রসবকে ঝুঁকিপূর্ণ করতে পারে—এমন বিষয়গুলো বিবেচনায় নিয়ে চিকিৎসক এই পদ্ধতিটি গ্রহণ করার পরামর্শ দিয়ে থাকেন।
তাই আগে থেকেই দুশ্চিন্তা না করে, গর্ভধারণের পর নিয়মিত একজন গাইনি ও ফিটোমেটারনাল মেডিসিন বিশেষজ্ঞ চিকিৎসকের পরামর্শ গ্রহণ করতে পারেন। চিকিত্সকের পরামর্শে প্রয়োজনীয় পরীক্ষা-নিরীক্ষা করিয়ে নিলে আপনার অহেতুক ভাবনা কমে যাবে। যদি গর্ভের শিশুর কোনো ত্রুটি কিংবা স্বাস্থ্যঝুঁকি থাকে, তা-ও শনাক্ত হবে।
তা ছাড়া যদি স্বাভাবিক প্রসব সম্ভব হয়, সেটিও চিকিৎসকের কাছেই জেনে নিতে পারবেন।
আরও পড়ুনগর্ভকালীন ডায়াবেটিসে মায়ের পাশাপাশি সন্তানের ঝুঁকি তৈরি হয়২৯ নভেম্বর ২০২৫প্রশ্ন পাঠানোর ঠিকানাস্বাস্থ্য জিজ্ঞাসার প্রশ্ন পাঠানো যাবে ই–মেইলে, ডাকে এবং প্র অধুনার ফেসবুক পেজের ইনবক্সে।
ই–মেইল ঠিকানা: [email protected] (সাবজেক্ট হিসেবে লিখুন ‘পাঠকের প্রশ্ন’)
ডাক ঠিকানা : অধুনা, প্রথম আলো, ১৯ কারওয়ান বাজার, ঢাকা ১২১৫। (খামের ওপর লিখুন ‘পাঠকের প্রশ্ন’)
ফেসবুক পেজ: fb.com/Adhuna.PA
অ্যান্টিবায়োটিকের যথেচ্ছ ব্যবহার বন্ধ করুন