ই–মেইল লেখার সময় যা মাথায় রাখবেন
Published: 20th, April 2025 GMT
এমন কি কখনো হয়েছে, স্রেফ একটা ‘ই–মেইল’ লেখার আলস্যে দারুণ একটা সুযোগ হারিয়েছেন? যদি না হয়ে থাকে, তাহলে আপনি ভাগ্যবান। কারও কারও কাছে ই–মেইল লেখার কাজটাও এত কঠিন যে মনোবিজ্ঞানে ‘ই–মেইল অ্যাংজাইটি’ নামেও একটা নতুন কথার চল শুরু হয়েছে। কী লিখব, কীভাবে লিখব, ভাষাটা কেমন হবে...লেখার আগেই এমন নানা দুশ্চিন্তায় ভোগেন অনেকে।
অবশ্য এই দুশ্চিন্তা একেবারে অমূলকও নয়। একটা ভালো ই–মেইল লিখেই আপনি হয়তো কোনো ভিনদেশি বিশ্ববিদ্যালয়ের অধ্যাপকের মন গলিয়ে ফেলতে পারেন, তাঁর সঙ্গে গবেষণার সুযোগ পেতে পারেন। আবার উল্টোটাও হতে পারে। আপনার হয়তো যোগ্যতা আছে। কিন্তু ই–মেইলে নিজেকে ভালোভাবে উপস্থাপন করতে পারছেন না বলে কাজের সুযোগও হাতছাড়া হয়ে যাচ্ছে। তাই পেশাদার ই–মেইল লেখার চর্চা করতে হবে আগে থেকেই।
এই নিয়েই ঢাকা বিশ্ববিদ্যালয়ের ব্যবসায় প্রশাসন ইনস্টিটিউটের (আইবিএ) অধ্যাপক খালেদ মাহমুদের সঙ্গে কথা হচ্ছিল। তিনি বলেন, ‘ই–মেইল একটি পেশাদার যোগাযোগের মাধ্যম। সঠিকভাবে ই–মেইল লেখার দক্ষতা আপনাকে শুধু শিক্ষাজীবনে নয়, ভবিষ্যতের পেশাগত জীবনেও এগিয়ে রাখবে। ই–মেইলে আপনার ব্যক্তিত্ব, পেশাদারত্ব ও যোগাযোগ দক্ষতা প্রকাশ করুন। ভুল বানান, অসংলগ্ন ভাষা বা অপ্রাসঙ্গিক কথা একটি নেতিবাচক ধারণা তৈরি করতে পারে।’ আরও কিছু পরামর্শ দিয়েছেন খালেদ মাহমুদ। চলুন জেনে নেওয়া যাক।
যেভাবে লিখবেন পেশাদার ই–মেইলসঠিক সাবজেক্ট লাইন দিন: ই–মেইলের বিষয়বস্তু বোঝাতে সাবজেক্ট লাইনে সংক্ষেপে মূল কথা লিখুন। যেমন, Request for Recommendation Letter বা Query Regarding Internship।
উপযুক্ত সম্বোধন ব্যবহার করুন: যদি আপনি শিক্ষককে ই–মেইল করেন, তাহলে শুরুতে ‘Dear Professor’ বা ‘Respected Sir/Madam’ ব্যবহার করুন। নাম জানা থাকলে নাম লিখুন। যেমন: Dear Dr.
নিজের পরিচয় দিন: প্রথমেই সংক্ষেপে আপনার পরিচয় দিন—নাম, বিভাগ, ব্যাচ বা রোল নম্বর উল্লেখ করুন। এতে ই–মেইলের প্রাপক আপনাকে সহজে চিনতে পারবেন।
তিন অনুচ্ছেদে ই–মেইল লিখুন: তিন অনুচ্ছেদের মধ্যে, ২০০-২৫০ শব্দে গুছিয়ে ই–মেইল লিখতে চেষ্টা করুন। প্রাপকের কাছে কী চাচ্ছেন, কী প্রয়োজন, কী তথ্য জানতে আগ্রহী, স্পষ্ট করে লিখুন। প্রয়োজনে বুলেট পয়েন্ট আকারে লিখুন। অপ্রয়োজনীয় তথ্য এড়িয়ে চলুন।
ভদ্রতা বজায় রাখুন: শেষে ধন্যবাদ জ্ঞাপন করুন। Thank you for your time and consideration বা I appreciate your support—এসব বাক্য লিখতে পারেন।
সঠিকভাবে ই–মেইল লেখা শেষ করুন: ই–মেইল লেখা শেষে Sincerely, Best regards, ইত্যাদি লিখে নিজের নাম দিন। প্রয়োজনে এই জায়গায় হোয়াটসঅ্যাপ নম্বরও রাখতে পারেন।
প্রয়োজনে এআই-এর সাহায্য নিন: কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তানির্ভর বিভিন্ন সফটওয়্যার বা ওয়েবসাইটের কল্যাণে গুছিয়ে ই–মেইল লেখা এখন অনেকটাই সহজ হয়ে গেছে। চ্যাটজিপিটির মতো প্ল্যাটফর্মকে সঠিকভাবে নির্দেশনা দিতে পারলে আপনার বক্তব্যটা গুছিয়ে লিখিয়ে নিতে পারবেন। এখন জিমেইলেও এআই-সহায়তা নিয়ে ই–মেইল লেখা যায়। চাইলে এই সহায়তা কাজে লাগাতে পারেন।
আরও পড়ুনজীবন সহজ করবে গুগল ক্রোমের এই ৫ এক্সটেনশন০৯ মার্চ ২০২৫যা এড়িয়ে চলবেনকোনো ইংরেজি শব্দের সংক্ষিপ্ত রূপ বা চ্যাটিংয়ের ভাষা (যেমন: u, plz, tnx) এড়িয়ে চলুন। ইমোজি বা অপ্রাসঙ্গিক ছবি ই–মেইলে যুক্ত করবেন না। সঠিক বানানে ই–মেইল লিখুন। সাধারণ ব্যাকরণ ভুল করা যাবে না। ব্যক্তিগত তথ্য বা আবেগপ্রবণ ভাষা এড়িয়ে চলুন।
ই–মেইলের বডিতে কিছু না লিখে অ্যাটাচমেন্ট পাঠিয়ে দেবেন না। এটিও এক ধরনের অসৌজন্যমূলক আচরণ।
আরও পড়ুনযে ৫ কারণে শুরুতেই বাদ পড়তে পারে আপনার সিভি২৪ সেপ্টেম্বর ২০২৩উৎস: Prothomalo
কীওয়ার্ড: আপন র
এছাড়াও পড়ুন:
নবম ও দশম গ্রেডে নন-ক্যাডারে নিয়োগে পিএসসির বিজ্ঞপ্তি
নবম ও দশম গ্রেডের ২৪টি নন–ক্যাডার পদে নিয়োগ বিজ্ঞপ্তি প্রকাশ করা হয়েছে। বিভিন্ন মন্ত্রণালয়/বিভাগ/অধিদপ্তরের শূন্যপদে এই নিয়োগ দেওয়া হবে। ৩০ নভেম্বর ২০২৫ তারিখে বাংলাদেশ সরকারি কর্ম কমিশন (পিএসসি) নিয়োগ বিজ্ঞপ্তিটি প্রকাশ করে।
পদের নাম ও বিবরণ১. সহকারী স্থপতি
বিভাগ: গৃহায়ণ ও গণপূর্ত মন্ত্রণালয়ের অধীন স্থাপত্য অধিদপ্তর।
পদসংখ্যা: ০৮
শিক্ষাগত যোগ্যতা ও অভিজ্ঞতা: কোনো স্বীকৃত বিশ্ববিদ্যালয় থেকে স্থাপত্যে স্নাতক ডিগ্রি।
গ্রেড ও বেতন স্কেল: (গ্রেড–৯) ২২,০০০-৫৩,০৬০ টাকা।
২. সহকারী কম্পিউটার প্রোগ্রামার
বিভাগ: পরিবেশ, বন ও জলবায়ু পরিবর্তন মন্ত্রণালয়ের অধীন বন অধিদপ্তর।
পদসংখ্যা: ০১
শিক্ষাগত যোগ্যতা ও অভিজ্ঞতা: কোনো স্বীকৃত বিশ্ববিদ্যালয় থেকে কম্পিউটার সায়েন্স, কম্পিউটার সায়েন্স অ্যান্ড ইঞ্জিনিয়ারিং, ইলেকট্রিক্যাল অ্যান্ড ইলেকট্রনিকস ইঞ্জিনিয়ারিং বা ইনফরমেশন অ্যান্ড কমিউনিকেশন টেকনোলজি বিষয়ে দ্বিতীয় শ্রেণি বা সমমানের সিজিপিএতে চার বছর মেয়াদি স্নাতক বা সমমানের ডিগ্রি।
গ্রেড ও বেতন স্কেল: (গ্রেড-৯) ২২,০০০-৫৩,০৬০ টাকা।
আরও পড়ুন‘জজের মা’ ডাক শোনার আনন্দ মিলিয়ে গেল কান্নায়২ ঘণ্টা আগে৩. গণসংযোগ কর্মকর্তা/এমওসি
বিভাগ: পরিবেশ, বন ও জলবায়ু পরিবর্তন মন্ত্রণালয়ের অধীন বন অধিদপ্তর।
পদসংখ্যা: ০১
শিক্ষাগত যোগ্যতা ও অভিজ্ঞতা: গণযোগাযোগ ও সাংবাদিকতা বিষয়ে দ্বিতীয় শ্রেণি বা সমমানের সিজিপিএতে স্নাতকোত্তর বা সমমানের ডিগ্রি অথবা গণযোগাযোগ ও সাংবাদিকতা বিষয়ে চার বছরের স্নাতক বা সমমানের ডিগ্রি।
গ্রেড ও বেতন স্কেল: (গ্রেড-৯) ২২,০০০-৫৩,০৬০ টাকা।
৪. হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তা
বিভাগ: পরিবেশ, বন ও জলবায়ু পরিবর্তন মন্ত্রণালয়ের অধীন বন অধিদপ্তর।
পদসংখ্যা: ০১
শিক্ষাগত যোগ্যতা ও অভিজ্ঞতা: কোনো স্বীকৃত বিশ্ববিদ্যালয় থেকে অ্যাকাউন্টিং, ফিন্যান্স বা ব্যাংকিং বিষয়ে দ্বিতীয় শ্রেণি বা সমমানের সিজিপিএতে স্নাতক/স্নাতকোত্তর বা সমমানের ডিগ্রি।
গ্রেড ও বেতন স্কেল: (গ্রেড-৯) ২২,০০০-৫৩,০৬০ টাকা।
আরও পড়ুন৫০তম বিসিএসে প্রিলির নম্বরে এল পরিবর্তন, কমেছে ৩ বিষয়ে, বৃদ্ধি ৩টির০১ ডিসেম্বর ২০২৫৫. ক) সহকারী সাইফার কর্মকর্তা; খ) সহকারী কনস্যুলার কর্মকর্তা
বিভাগ: পররাষ্ট্র মন্ত্রণালয়।
পদসংখ্যা: ১৩
শিক্ষাগত যোগ্যতা ও অভিজ্ঞতা: কোনো স্বীকৃত বিশ্ববিদ্যালয় থেকে স্নাতকোত্তর বা সমমানের ডিগ্রি; অথবা দ্বিতীয় শ্রেণি বা সমমানের সিজিপিএতে স্নাতক বা সমমানের ডিগ্রি; কম্পিউটার প্রশিক্ষণপ্রাপ্ত ও ইংরেজিতে পারদর্শিতা; এবং তফসিল-২ এর অংশ-খ অনুযায়ী গৃহীত পরীক্ষায় উত্তীর্ণ।
গ্রেড ও বেতন স্কেল: (গ্রেড-১০) ১৬,০০০-৩৮,৬৪০ টাকা।
বয়সসীমা১ নভেম্বর ২০২৫ তারিখে সর্বোচ্চ ৩২ বছর।
আবেদনের নিয়মhttp://bpsc.teletalk.com.bd অথবা বাংলাদেশ সরকারি কর্ম কমিশনের ওয়েবসাইট এর মাধ্যমে কমিশন কর্তৃক নির্ধারিত আবেদনপত্র বিপিএসসি ফরম-5A পূরণ করে অনলাইন রেজিস্ট্রেশন কার্যক্রম এবং ফি জমাদান সম্পন্ন করতে হবে।
আরও পড়ুনবিনা মূল্যে গুগলের কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তা বিষয়ক কোর্স, আবেদনসহ জেনে নিন সব৭ ঘণ্টা আগেআবেদন ফি
২০০ টাকা।
*অনগ্রসর নাগরিকদের জন্য আবেদন ফি ৫০ টাকা।
আবেদনের সময়সীমা
অনলাইনে আবেদনপত্র পূরণ ও ফি জমাদান শুরুর তারিখ ও সময়: ১৪ ডিসেম্বর ২০২৫, দুপুর ১২টা।
অনলাইনে আবেদনপত্র জমাদানের শেষ তারিখ ও সময়: ১৩ জানুয়ারি ২০২৬, সন্ধ্যা ৬টা।
শেখ হাসিনার রায় নিয়ে ভারতের প্রতিক্রিয়া